Previsión de tesorería - cobros y pagos -

Características de funcionamiento detalladas

Personalización total de la previsión de tesorería, consolidación de cobros y pagos

• Período de consolidación temporal, puede agrupar los cobros y los pagos por cualquier intervalo de días entre 1 y 360 además de las opciones predefinidas: semanas, meses, trimestres y cuatrimestres.
• Nivel de detalle conceptual, puede presentar los cobros y los pagos de la empresa agrupados por conceptos, entidades bancarias en las que realiza el cobro o el pago, denominación social del cliente o proveedor, agrupación (campo que permite por ejemplo discriminar entre distintas líneas de negocio, ubicaciones, centros de coste, etc.) y modalidad de cobro o pago, esto es, transferencia, recibo bancario, cheque, etc.
• Fecha de consolidación de los cobros y pagos, puede utilizar tanto la fecha factura, devengo del cobro o pago, como la fecha de vencimiento bancario, esto es, la fecha en la que a efectos de la tesorería entra en consideración un cobro o pago. Hay que tener presente que mientras que en la contabilidad la fecha relevante es la de devengo, momento en el que se genera el derecho de cobro u obligación de pago, en el caso de la gestión de la tesorería la fecha relevante es la de vencimiento, momento en el que efectivamente recibimos el cobro o realizamos el pago.
• Consolidación de la tesorería por entidad bancaria, la herramienta puede, una vez definidas las características de la previsión a realizar, hacer una previsión consolidada de todas las entidades bancarias con las que opera la empresa generando una única previsión de tesorería o bien de forma individualizada para cada entidad bancaria. En este último caso dispondremos de una previsión de tesorería distinta para cada entidad bancaria.
• Creación de gráfico de evolución de la tesorería de la empresa, cuando crea una previsión de tesorería puede crear simultáneamente su representación gráfica reflejando la cuantía de los cobros, pagos y saldo de cada período de consolidación.

Trabajo con bases imponibles o con flujo de caja final

Puede definir los flujos de cobros y pagos partiendo de la base imponible de la factura definiendo el tipo de IVA y/o retención a cuenta del IRPF si fuera de aplicación o con la cuantía final del cobro o pago esperado.

Gestión automática de la situación en la que se encuentra un determinado cobro o pago

La herramienta automáticamente le informa de la situación contable y bancaria (realemente esta es la única situación que tiene relevancia a efectos de la tesorería) en la que se encuentra un determinado cobro o pago.

	Situación contable	Situación bancaria
Cobros	- Pendiente - Cobrado	- Pendiente - Cobrado - Anticipado*
Pagos	- Pendiente - Pagado	- Pendiente - Pagado

* La situación bancaria Anticipado respectos de un cobro, se muestra cuando el vencimiento bancario de un determinado cobro es anterior a su vencimiento contable, situación habitual en el caso de descuento o anticipo de recibos y pagarés bancarios, etc.

Cálculo automático de los días de crédito reales de cada flujo de caja

Calcula automáticamente los días transcurridos entre la fecha de emisión de la factura y su vencimiento, tanto contable como bancario. Esta información unida a la posibilidad de filtrar la base de datos de cobros previstos nos permite averiguar rápidamente el importe de los pagarés o recibos que tenemos en cartera pendientes de cobro susceptibles de ser anticipados en el banco.

Seguimiento automático de los cobros sin vencimiento definido en el momento de su alta

La modalidad de cobro "Pendiente" informa al sistema de que dicho cobro se encuentra facturado pero sin documentar en instrumento de cobro alguno y sin vencimiento definido, por lo que el sistema automáticamente traslada el vencimiento contable y bancario de dicho cobro hacia adelante, manteniéndolo en situación "Pendiente" hasta que su modalidad de cobro se modifique por la que le corresponda.
Los cobros con modalidad "Pendiente" dado que no disponen de un vecimiento real pueden excluirse de las previsiones de tesorería.

Múltiples informes y listados predefinidos

La herramienta cuenta con gran cantidad de informes y utilidades complementarias que ayudan al departamento de administración y tesorería a tomar las decisiones más adecuadas. Así puede elaborar informes de los siguientes tipos:

• Por entidad bancaria así como por modalidad, instrumento, de cobro o pago utilizada.
• Por denominación social origen del cobro o pago
• Sobre cobros anticipados

Alta automática de facturas con vencimientos fraccionados

En ocasiones a una misma factura le corresponden varios flujos de caja, por ejemplo una venta cobrada en tres recibos mensuales. En estos casos tan sólo hemos de dar el alta la factura en su totalidad e indicar como esta fraccionada fijando:

1. Cuantía de cada fracción, igual al importe de la factura o al importe de la factura dividido entre el número de vencimientos.
2. El número de vencimientos asociados con la factura.
3. Periodicidad de los vencimientos: mensual, trimestral, semestral, ...

Con esta información la herramienta genera tantos cobros o pagos como vencimientos hayamos definido en la factura.

Alta automática de pagos períodicos

Puede introducir el coste del alquiler de las oficinas de todo un año fijando tan sólo los datos del alquiler de enero e indicando a la herramienta que cuando genere el alta de dicho pago lo repita todos los meses modificando la fecha factura y de vencimiento. Lo mismo puede hacer para dar de alta las cuotas de los préstamos, leasing, seguros sociales, etc.

Esta funcionalidad permite generar todos los vencimientos de los costes de la infraestructura de la empresa, personal laboral así como los costes de la financiación a largo plazo con gran agilidad. De esta forma habrá calculado ya el margen de beneficio que debe obtener en cada período para no generar pérdidas.

Utilización como libro de ingresos y gastos en el caso de un autónomo

En el caso de que se trate de un autónomo puede utilizar la herramienta como libro de ingresos y gastos, pues además de llevar un registro de cada uno de los ingresos y gastos generados por el autónomo, dispone de una tabla de denominaciones sociales a la que puede añadir el CIF y dirección postal de cada cliente o proveedor con el que opera.

Arquitectura enfocada al usuario

La arquitectura de la aplicación esta basada en dos ficheros, un fichero de usuario, donde se encuentran los datos de trabajo, y un fichero de código, en el que se encuentran la rutinas de cálculo. Esta arquitectura nos permite unir lo mejor de un libro de excel normal, podemos hacer cálculos personalizados, añadir otras hojas de trabajo, gráficos, comprobaciones, etc, fichero de usuario, con la seguridad y funcionalidad de una aplicación cerrada que incorpora formularios, validaciones, menú personalizado, etc. fichero de código.

Por otra parte esta arquitectura permite realizar actualizacones o personalizaciones muy sencillas ya que tan sólo se ha de sustituir el fichero de código inicial por el nuevo.