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Emprender no es tarea sencilla, requiere de mucho esfuerzo, tiempo y dinero, por lo que hemos recopilado y organizado todo el material de especial relevancia a la hora de poner en marcha un proyecto empresarial o profesional para que, en la medida de lo posible, podamos contribuir al éxito de tu proyecto, bien aportándote las destrezas que precisas para su ejecución o bien haciéndote ver sus carencias y dificultades.

Este itinerario no sigue un orden cronológico, sino funcional, por lo que puedes ir de una estación a otra en cualquier momento de la vida de tu proyecto.

Itinerario del emprendedor

En detalle:
  1. Valoración de ideas
  2. Forma jurídica
  3. Formalización
  4. Financiación
  5. El día a día
  6. Impuestos y otros trámites

1. Valoración de ideas

Valoración de ideas y creación de planes de empresa

Una idea es una visión personal de la realidad, asegúrate de que puedes ejecutarla y de que tu visión es compartida por otras personas de tu confianza.

Para transformar tu idea en un producto o servicio deberás realizar un plan de empresa que permitirá aproximarte al potencial real de tu idea.

¿Qué necesito para transformar una idea en un producto o servicio?

  • Oportunidad, algo fundamental, un momento en tu vida que te permita equivocarte y seguir andando. Una buena amiga dice que la diferencia entre el rico y el pobre es que el rico puede equivocarse el pobre no. Es cierto, para emprender has de poder equivocarte, tener una salida en caso de que salga mal pues en caso contrario el riesgo asumido por ti y tu entorno puede ser demasiado alto. 
  • Dinero versus tiempo, lo primero que has de conseguir es tiempo para analizar bien tu idea, tiempo durante el que vives y por tanto consumes recursos que tú, otra persona o la sociedad generó previamente. Además necesitarás un lugar donde trabajar, comunicaciones, ayuda de profesionales, liquidar diversas tasas, adquirir herramientas y así una larga lista de recursos que consumen tiempo o dinero.
  • Habilidades técnicas, hoy en día el producto o servicio ofertado ha de ser de calidad, lo que requerirá de una serie de habilidades y conocimientos técnicos. Actividades tan cotidianas como servir una mesa o hacer una cama requieren de técnica por lo que seguramente la transformación de tu idea en realidad también. En el núcleo del proyecto se han de presentar dichas habilidades pues en caso contrario el proyecto es dependiente de terceras personas desde un primer momento.
  • Habilidades de comunicación, sea como fuere constantemente te relacionarás con otras personas, empresas, administraciones... por lo que manejar bien la comuniciación, expresión oral y escrita, sea cual sea el medio utilizado te será de gran ayuda.
  • Habilidades sociales, en la mayoría de los casos precisarás de otras personas, socios, partners, empleados,... que participen en el desarrollo de tu idea. Así pues tendrás que ser capaz de motivar, convencer y entusiarmar, difícilmente lograrás que alguien confíe en ti si no eres capaz de transmitir energía, ni podrás mantener las relaciones con tus proveedores, clientes y empleados si no tienes la templanza necesaria.

Cuestiones a las que dar respuesta en el plan de empresa

¿Quién es mi cliente? ¿Cuántos son? ¿Dónde están?

La gran mayoría de actividades tienen éxito o fracasan dependiendo del mercado al que se dirigen así que lo primero que deberás determinar son las características de dicho mercado.

La página web del Instituto Nacional de Estadística, te da acceso a información actualizada sobre datos demográficos de personas y empresas que te ayudarán enormemente a determinar esta magnitud.

Tiempos, números y objetivos

Transformar una idea en un producto o servicio para que compita con otros, hoy en día nadie tiene un producto o servicio exclusivo sino alternativo a otro u otros, require de unos números claros, teniendo en cuenta todos los escenarios, incluido el de fracasar.

  • Tiempos, todo requiere de tiempo y la realidad es que las cosas suelen llevar más tiempo del esperado o deseable, en este caso nuestro primer objetivo será determinar el tiempo que precisaremos para cubrir los costes de funcionamiento, incluido el pago de la financiación y salario de todos los trabajadores. En este sentido añade a tu previsión un 15 % o 30 % sobre lo estimado. Ten presente que muchas actividades cierran por falta de recursos para realizar dicha travesía.
  • Un concepto temporal de vital importancia es la estacionalidad, las actividades, sean cuales sean, no tienen comportamientos lineales a lo largo de un año, sino que hay períodos en los que la actividad es mayor y otros en los que es menor mientras que los costes de estructura son constantes.
  • Cuantía de la financiación inicial, todos tenemos muy claro lo que cuesta empezar, eso lo conocemos: maquinaria, locales, promoción, tasas; pero lo importante es calcular de forma certera los costes de las operaciones y funcionamiento. Es recomendable financiar a largo plazo, mediante préstamos o capitales propios, no solo la inversión inicial sino el coste de funcionamiento, incluyendo salarios y carga financiera de tu previsión de tiempo para cubrir el período de maduración de la actividad.
  • Objetivos, a tu proyecto le has de poner objetivos, de ventas, de número de clientes, de facturación, etc. Además tendrás que marcar objetivos de rentabilidad, bien porque genere beneficios, bien porque la actividad genere activos o fondo de comercio valorables. Ten presente que un proyecto empresarial o profesional ha de generar rentabilidades que multipliquen la rentabilidad de depositar el capital en una entidad bancaria.

2. Eleción de la forma jurídica

La principal disyuntiva es dotar o no de personalidad jurídica plena a tu idea o proyecto empresarial, de tal modo que tenga capacidad para interactuar con terceras personas:

  • Administraciones
  • Otras empresas
  • Empleados
  • Etcétera

Cuestiones sobre las que reflexionar antes de decidir

  • ¿Tendré o voy a necesitar socios? Esta es una cuestión fundamental pues si precisas de socios para llevar adelante tu proyecto requerirás de una sociedad por acciones. Este es un matiz importante pues las acciones de una sociedad se pueden transmitir con facilidad y por tanto existir movilidad en los socios.
  • ¿La idea o proyecto sólo la puedes desarrollar tú o simplemente se te ha ocurrido a ti? En el caso del ejercicio de una profesión, además de los condicionantes fiscales que pueden aconsejar la constitución de una sociedad, lo habitual es optar por la figura del autónomo. En los casos en los que el trabajo o proyecto puede no precisar del trabajo del emprendedor habitualmente se utiliza una sociedad. Por ejemplo: una consulta médica suele ir ligada a una persona concreta, con lo cual el negocio nace y desaparece con dicha persona. En el caso de un taller mecánico, un comercio, restaurante, etc. lo habitual es que la evolución del negocio sea "independiente" de su titular. Me explico, hay actividades que son personales y difícilmente sustituibles, en este caso la figura del autónomo puede ser la más adecuada. Si por el contrario la actividad la puede desarrollar cualquier persona con la cualificación necesaria lo ideal será una sociedad pues permite cambios en su estructura accionarial y por tanto es más sencilla su transmisión, admisión de nuevos socios, etc.
  • ¿Existe la posibilidad de que quieras desprenderte de ella? Si tu idea es poder vender el negocio, lo ideal es que constituyas una sociedad.
  • ¿El volumen con proveedores y clientes puede ser elevado? En este caso también lo ideal es una sociedad para así desvincular las garantías personales de las de la empresa ante los compromisos adquiridos con clientes y proveedores.

Profesional autónomo

En este caso los trámites son mínimos y la carga administrativa también, pero asumes con tu patrimonio personal, presente y futuro los riesgos comerciales y financieros de tu actividad, a la vez que limitas las posibilidades de transmisión de la actividad.

Sociedad por acciones

Desde mi punto de vista aporta claridad pues la contabilidad de la sociedad en nada tiene que ver con la contabilidad del emprendedor o fundador lo que proporciona un mayor nivel de claridad y objetividad a la hora de valorar la marcha de la actividad. Por otra parte si se trata de una sociedad limitada o anómina la responsabilidad ante terceras personas, administración, clientes y proveedores recae en la sociedad, salvo que se haya producido administración indiligente o desleal. Como contrapartida los trámites administrativos son mayores y el coste fiscal de los beneficios es muy alto, pues en primer lugar la sociedad liquida el impuesto de sociedades y en segundo lugar el socio liquida el impuesto sobre la renta, la suma de ambos impuestos puede alcanzar el 46 %.

3. Formalización

Formalización de tu proyecto en una realidad

No te asustes, en nuestro país la burocracia inicial es elavada, pero todas las empresas la han superado:

  • Constitución de una sociedad
  • Apertura de un local comercial
  • Contratación de empleados
  • Alta en la seguridad social, ...

Nos encontramos en un país en el que el control sobre las actividades económicas, del tipo que sea, se ejerce previamente a la realización de la propia actividad.

Por otra parte aparentemente cada administración se ha de distinguir mediante la elaboración de normas propias, por lo que la puesta en marcha de una actividad ha de cumplir con un sinfín de normas y requisitos, municipales, autonómicos, nacionales, sectoriales, colegiales, etc.

Es por ello que nuestra recomendación es que para esta fase de tu proyecto te pongas en manos de especialistas pues, salvo que tengas experiencia en este tipo de trámites, esta será tu primera decepción como emprendedor.

4. Financiación del proyecto empresarial

Financiación del proyecto empresarial

Para la puesta en marcha de cualquier proyecto necesitarás financiación.

La estructura de financiación que utilices (instrumentos y plazos), así como el volumen y proporción de los fondos financiados en relación a los recursos propios serán claves de cara al éxito o fracaso de cualquier proyecto.

Financiación del inmovilizado

Por inmovilizado entendemos todos aquellos bienes que se mantienen en la empresa más de un ciclo productivo, así como las inversiones iniciales de creación o adecuación de las instalaciones que vamos a utilizar en el desarrollo de la actividad. Por ejemplo la adecuación de instalaciones físicas - oficinas, almacenes, comercios, etc. -, la maquinaria necesaria para la realización de la actividad - líneas de montaje en una fábrica, equipos informáticos, vehículos, mobiliario -  y los bienes inmateriales necesarios - licencias, concesiones administrativas, software, etc.-.

Toda esta tipología de bienes y servicios deberá ser financiada bien con recursos propios, aportaciones dinerarias de los socios, en el caso de una sociedad el capital social, y con préstamos. En el caso de los préstamos lo ideal es que tengan carencia, la cuota a pagar no incluye amortización de deuda, durante el primer año y su plazo total sea igual o superior a los 3 años.

Financiación primeros ciclos de explotación

Por ciclo de explotación entendemos el tiempo que tardamos en que un euro invertido en sueldos, servicios o bienes puestos a la venta vuelve a la empresa a través de las ventas. Por ejemplo para abrir un comercio lo primero que hemos de comprar son las existencias de los bienes que vamos a vender. Pues bien, estas existencias iniciales, si se trata de un servicio nuestras existencias iniciales serán los salarios de los primeros meses, también deberemos financiarlos mediante recursos propios o préstamos a largo plazo al igual que el inmovilizado.

Todos somos conscientes de que para que algo madure precisa de un tiempo, esto es, si no logramos superar ese período nuestro proyecto fracasará.Todos pensamos que vamos a tardar tan sólo unas semanas en que nuestra actividad salga al mercado y funcione, ahora bien, la gran mayoría de las veces ese tiempo es muy superior al estimado y es la principal causa de que cierren anticipadamente muchos proyectos.

Hay que tener presente que es mucho más sencillo conseguir financiación cuando no la necesitamos que cuando la necesitamos por lo que mi consejo particular, trata de conseguir financiación para poder trabajar sin ingresos durante seis o doce meses y hazlo antes de empezar.

5. El día a día del emprendedor

Día a día en la empresa

Cuando iniciamos una actividad hemos de estar atentos a decenas de actividades: negociación con entidades bancarias, relaciones con clientes y proveedores, cumplimiento de obligaciones mercantiles y contables, contratación de trabajadores, relaciones con socios, ... con una optimización de recursos máxima y un nivel de experiencia previa mínimo.

Nunca pierdas de vista la caja

Cualquier otro aspecto de la gestión es subsanable, puedes contratar a otra persona, cambiar de asesoría, de proveedor incluso de cliente, pero como te quedes sin caja se acabó. En definitiva controla al milímetro los gastos e ingresos que genera la actividad, proyecta la evolución de la caja de tu negocio trimestre a trimestre, de tal modo que si tienes que pedir más financiación puedas hacerlo antes de estar con el agua al cuello. Así pues trata de anticiparte y de prever tus necesidades de tesorería futura para poder tomar decisiones hoy.

La persona más importante en tu universo es tu cliente

Efectivamente no hay nadie más importante, y si no lo crees así vuelve a pensar. Sin clientes, sean del tipo que sean, no hay proyecto, no hay futuro, no hay retorno de la inversión así que cuida a los que tienes y focaliza en la consecución de nuevos clientes. Salvo que el servicio o producto que generes sea una novedad en el mercado, no exista nada previamente, cuando tú consigues un cliente se lo estás robando a tu competencia y por tanto a ti también te lo pueden robar. Ten presente que mantener un cliente es muchísimo más sencillo que encontrar uno nuevo.

Cuida de tu equipo

La época del "hombre orquesta" ha pasado, hoy en día tendrás que rodearte de buenos profesionales y colaboradores si quieres que tu proyecto salga adelante así que procura que éstos tengan unas condiciones de trabajo adecuadas al entorno y puedan estar satisfechos de participar en dicho proyecto. Por otra parte ten presente que no son tus socios, ellos no están invirtiendo en el futuro sino que cuando trabajan contigo buscan satisfacer sus necesidades presentes, por lo que una de tus principales prioridades será asegurarte de que cobran en tiempo y forma.

Evita las tareas repetitivas

Ten en cuenta que tu tiempo y recursos son limitados por lo que trata de evitar o automatizar cualquier tarea repetitiva con la que te encuentres. Cuestiones tan sencillas como enviar las facturas de tus servicios a tus clientes pueden acabar consumiendo gran cantidad de tiempo y recursos. Ten en cuenta que una hora de un trabajador con un sueldo bruto de 1.000 € te esta costando por encima de los 8 €, una labor que consuma 1 hora semanal cuesta 384 € al cabo del año.

Subcontrata aquello que no aporte valor

Efectivamente hay muchas labores que no aportan valor a tu actividad y que puedes subcontratar tanto de forma externa como de forma interna. Así será mucho más eficaz contratar los servicios de una asesoría o gestoria que se encargue de la confección de nóminas, seguros sociales, impuestos, ... que hacerlo internamente.

6. Cumplimiento de obligaciones fiscales y mercantiles

Liquidación de impuestos y trámites mercantiles

Impuestos y otros trámites

La gestión fiscal, laboral y mercantil de una actividad económica requiere de mucho tiempo, como mínimo un mes de trabajo de una persona familiarizada con dichos trámites.

Gestionar un proyecto empresarial ya es lo suficientemente complejo como para que te busques más problemas o preocupaciones por "ahorrarte" unos euros en el pago de impuestos.

Cumple con las obligaciones fiscales y mercantiles de tu empresa

Pagar impuestos no le gusta a nadie, hacer de recaudador de impuestos tampoco, caso del IVA, pero lo cierto es que al final es mucho más económico liquidar los impuestos conforme te corresponde que invertir tiempo y dinero en "ahorrarte" unos euros. El negocio de tu empresa esta en el margen comercial, en la gestión de activos,... pero no puede estar en no pagar impuestos, es más, no sería la primera vez que una inspección fiscal hace que pierdas de un plumazo mucho más de lo "ahorrado".

En este sentido desconfia de los "listos" pues ninguno de ellos vacila del palo que le ha metido hacienda, pero si lees la prensa todos los años hacienda recauda varios miles de millones de euros a través de la inspección y date por seguro que alguien los paga.

Lo comentado anteriormente no es óbice para que aproveches al máximo las distintas opciones que te ofrecen los impuestos como son incentivos, deducciones, etc.

Subcontrata la gestión de los impuestos

Salvo que por la actividad a desarrollar estés familiarizado con los trámites fiscales y mercantiles o el tamaño de tu proyecta requiera de su gestión interna subcontrata dichos trabajos con un gestor o asesor. El motivo es bien sencillo, el hecho de que lo hagas tú no aporta ningun valor añadido a tus clientes, ni mejora tus productos o servicios.

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