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Guía documentación para el comercio exterior Documentación para el comercio exterior

En el comercio internacional comprador y vendedor se encuentran en diferentes entornos económicos y legales por lo que para que dichas operaciones lleguen a buen término es preciso documentar todas las operaciones detalladamente.
Documentación en el comercio exterior En detalle:
1.- Documentos comerciales
2.- Documentos de transporte
3.- Seguros
4.- Certificados
Recuerda que:
  • Para que la operación llegue a buen término todos los documentos han de estar pefectamente detallados y cumplimentados
  • En muchas ocasiones el cobro de una exportación depende de que los documentos remitidos por el exportador permitan al comprador recoger la mercancía en la aduana
  • Las faltas y errores en la cumplimentación de la documentación suelen suponer la repercusión de un coste por parte de las entidades bancarias a través de las que se hace llegar dicha documentación al importador

1.- Comerciales

Factura pro forma

  • Factura provisional en la que se informa al comprador de las condiciones en que el vendedor está dispuesto a realizar la venta.
  • Debe incluir la mención de pro forma para diferenciarla de la factura definitiva.
  • En ella se incluyen las condiciones de entrega, (Incoterms) y de pago.

Factura comercial

  • Es precisa para el despacho de importación en la aduana, a la vez que la puede exigir el banco, Cámara de Comercio, ...
  • La confecciona el exportador y en ella se detallan todas las características de la mercancía así como las condiciones definitivas de la venta.
  • Junto a dicha factura se incluirá la lista de contenido o "Packing List" donde se especifica el contenido de cada bulto de la expedición.

Factura consular

  • Informa del precio y origen de la mercancía.
  • La emite el consulado del país del comprador en el país del vendedor.

2.- Transporte

Documentación en la que se especifica las condiciones del transporte, el origen de la mercancía y el destinatario de la misma.

El contratante puede ser tanto el importador como el exportador, en función de las condiciones del contrato de venta.

Finalidad

  • Documenta las condiciones por las que se rige el transporte de la mercancía.
  • Demuestra que la mercancía ha sido entregada al transportista quién la deberá entregar al destinatario.
  • Dicha documentación permite su retirada del transportista.
Modalidades en función de la modalidad de transporte elegido:

a) Marítimo

  • Recibo a bordo, recibo provisional que acredita que el cargador ha efectuado el embarque de la mercancía.
  • Lista de embarque, lista donde se especifica el número de bultos y su contenido.
  • Póliza de fletamiento, se utiliza cuando se contrata un buque completo, y especifica las condiciones que se establecen para dicho transporte.
  • Conocimiento de embarque (BBL), acredita que se ha realizado el embarque de la mercancía, constituyendo un recibo de la mercancía a bordo.

b) Terrestre

Carta de porte, se utiliza para el transporte por carretera y ferrocarril. Prueba la existencia de un contrato de transporte a la vez que hace de recibo de la mercancía por parte de la compañía de ferrocarril o el transportista.

c) Aéreo

Carta de porte aérea, no existe un regulación específica sobre dicho documento. Cumple las funciones de contrato de transporte y de recibo de la mercancía por parte de la compañía aérea.

d) Multimodal

Conocimiento de embarque de transporte combinado, indica el lugar de aceptación de la mercancía y el de entrega. Presupone que la mercancía será transbordada o cambiado el medio de transporte a lo largo del recorrido.

3.- Seguro

Documento que describe el seguro contratado y define los derechos de las partes.

El contratante de dicho seguro puede ser tanto el importador como el exportador, siendo el beneficiario el mismo contratante o una persona designada por él.

Tipos de pólizas

  • Concretas y abstractas
    En las primeras se especifica el valor de la mercancía mientras que en las segundas no, lo que hace que en caso de siniestro se haya de valorar dicha mercancía.
  • Flotantes o de cobertura abierta
    Se utilizan cuando se realizan exportaciones periódicas, en ellas se especifican las características generales del seguro sin indicación de la clase de mercancía ni la fecha de envío. Estos datos se notificarán al asegurador con anterioridad a que se inicie el transporte.
  • Por tiempo y viaje determinado
    Aseguran la mercancía durante un determinado período de tiempo o durante el transcurso de un itinerario determinado.
Así mismo las pólizas pueden tener distintas cláusulas en función de las coberturas que ofrezcan

4.- Certificados

  • De origen
    • Certifica el origen de las mercancías.
    • Expedido por el propio exportador o por autoridad competente.
  • De peso y embalaje
    • Certifica el número de unidades de que consta la partida, el peso unitario, el número de bultos, su numeración y el sistema de embalado.
    • Lo expide el exportador, el transportista o un organismo oficial.
  • De análisis
    • Certifica el análisis de la mercancía exportada.
    • Lo expide un organismo oficial, un laboratorio privado o incluso el propio exportador.
  • De sanidad
    • Certifica las características sanitarias del producto.
    • Es expedido por la autoridad sanitaria del país.
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