Elaboración de escandallos de productos y servicios

Características detalladas

Sencillez conceptual, la agregación de materias primas y horas de trabajo genera unidades de proceso y la agregación de unidades o fracciones de proceso genera un determinado producto o servicio.
Así hacer un escandallo de costes es tan sencillo como pensar en las tareas y elemento que hemos de utilizar para llegar al producto final.

Agilidad, al trabajar con cada elemento por separado, materias primas, horas de trabajo, energía, divisas y procesos, no es necesario editar todo el producto o proceso para averiguar el impacto que una modificación en el coste de un elemento tiene en el coste final del producto o la receta. Así simplemente modificando las características del elemento, por ejemplo el coste de las horas de trabajo, y volviendo a generar el escandallo averiguaremos el impacto de dicha modificación.

Generación de escandallos de coste detallados de un determinado proceso - trabajo - o producto, especificando todos sus componentes y su participación en el coste final tanto en términos absolutos como en porcentaje sobre el coste total. Así la herramienta genera automáticamente los siguientes informes:

• Escandallo de un producto o servicio, incorporando la tabla de costes y unidades de cada elemento así como un gráfico detallado de cada proceso interviniente.
• Escandallo de un proceso, incorporando un gráfico de distribución de costes por elemento.
• Listado de elementos: materias primas, energía, salarios, etc. con indicación del momento de su modificación o ajuste.

Seguridad sobre los informes elaborados, la herramienta incorpora automáticamente la fecha de última edición de cada componente o procedimiento de tal modo que de un vistazo podemos saber si estamos trabajando con datos actualizados o con datos ya desfasados.

Flexibilidad, el hecho de definir el producto o servicio final como la agregación de una serie de procesos hace que podamos representar casi cualquier producto o servicio. Esto nos permite definir distintos productos en función de distintos acabados, incluyendo o no el proceso de embalado, el de transporte, etc.

Generación de escandallos de coste detallados tanto de procesos como de productos, detallando todos sus componentes y su participación en el coste final tanto en términos absolutos como en porcentaje.

Multiproducto o multireceta, la plantilla de excel está preparada para almacenar los datos de múltiples productos o recetas, de tal modo que puede posteriormente recuperarlos para realizar comparaciones, ajustes, etc.

Multidivisa, la herramienta está preparada para trabajar con diferentes divisas, de hecho cada vez que define un elemento ha de fijar cuál es la divisa de pago del mismo.

Esquema de funcionamiento y fases de trabajo para la elaboración de un escandallo de costes

1. Definición de las divisas de trabajo y su tipo de cambio respecto del euro, en esta fase y suponiendo que la empresa pague alguno de los elementos que consume en una divisa distinta del euro deberá de fijar cual es el tipo de cambio que quiere aplicar a dicha divisa. De esta forma podrá, simplemente modificando el tipo de de cambio de la divisa, averiguar el impacto que tiene en los costes finales la evolución del tipo de cambio de la divisa.
2. Definición de las características de las materias primas, en esta fase definiremos las características de las distintas materias primas, en un sentido amplio, que consumimos en la producción del producto, elaboración de la receta o prestación del servicio. Para cada elemento o materia prima fijaremos su unidad de trabajo, por ejemplo kilos, litros, metros, horas, etc. así como su coste por unidad. Por ejemplo los salarios los fijaríamos en coste por hora de trabajo.
3. Definición de procesos - trabajos - que se realizan durante la fabricación del producto o elaboración de la receta. En esta fase definimos las características de los distintos procesos - trabajo - que realizamos. Para ello simplemente fijamos qué elementos y en qué cantidad participan en el proceso. Así podemos especificar que en un determinado proceso se precisa una unidad de un elemento, dos de otro, media hora de trabajo, 100 kw/h, media hora de amortización de máquina, etc.
4. Definición del producto, receta o servicio final, en esta fase vamos definiendo nuestros productos, recetas o servicios simplemente aglutinando las unidades de proceso que participan en su desarrollo. Por ejemplo, podríamos definir un producto diferente añadiendo más unidades de un determinado proceso de acabado, transporte o lugar de servicio. Aplicado a una receta de cocina nos podemos encontrar con los siguientes procesos:
   
   1. Elaboración de la receta en cocina.
   2. Servicio en el propio restaurante, aquí incorporaríamos los costes del alquiler del local o terraza, camareros, etc.
   3. Servicio a domicilio, incorporando en este proceso los costes inherentes a la entrega en el domicilio del cliente.
5. Realización de escandallos, una vez definidos los procesos y los productos tan sólo tenemos que decirle a la herramienta que nos genere el informe deseado para así poder analizar tanto numéricamente como gráficamente el coste final del proceso o producto ( manufactura o servicio) deseado.

Dinámica de la elaboración del escandallo

Arquitectura enfocada al usuario

La arquitectura de la aplicación esta basada en dos ficheros, un fichero de usuario, donde se encuentran los datos de trabajo, y un fichero de código, en el que se encuentran la rutinas de cálculo. Esta arquitectura nos permite unir lo mejor de un libro de excel normal, podemos hacer cálculos personalizados, añadir otras hojas de trabajo, gráficos, comprobaciones, etc, fichero de usuario, con la seguridad y funcionalidad de una aplicación cerrada que incorpora formularios, validaciones, menú personalizado, etc. fichero de código.

Por otra parte esta arquitectura permite realizar actualizacones o personalizaciones muy sencillas ya que tan sólo se ha de sustituir el fichero de código inicial por el nuevo.