Consolidación y previsión del flujo de cobros y pagos - Funcionamiento de las bases de datos

4.- Trabajar con las bases de datos

Desde el menú "Bases de Datos" puede acceder a las bases de datos de Cobros y Pagos. En estas dos bases de datos guardamos todos y cada uno de los flujos de caja que tendremos en cuenta para elaborar cualquiera de las previsiones de tesorería pudiendo editar cada uno de ellos independientemente.

• Cada fila es un único flujo de caja
• Cada columna es una característica del flujo de caja
• Puede editar manualmente cualquiera de las características del flujo de caja. Por ejemplo para que un cobro pase a la situación bancaria de anticipado tan sólo ha de encontrarlo en la tabla, modificar su vencimiento bancario y actualizar la base de datos desde su propio submenú.
• Toda la tabla es editable, por tanto puede copiar flujos de caja, ajustar importes, fechas de vencimiento, entidades bancarias de cobro o pago, instrumentos financieros utilizados en el cobro o pago, etc.
• Podemos realizar cálculos utilizando los datos de una determinada fila o columna, por ejemplo utilizando los datos de la columna dias contables podremos obtener el promedio de días de crédito que otorgamos a nuestros clientes o nos otorgan a nosotros nuestros proveedores.

4.1.- Funcionamiento de la base de datos de Cobros

Desde el menú Bases de Datos - B. D. Cobros pulse la opción Ir B. Datos, llegará a la siguiente pantalla

Esta base de datos consta de los siguientes campos:

• Denominación Social empresa o persona que nos ha de pagar.
• Agrupación, agrupación a la que pertenece el flujo de caja.
• Concepto, concepto del flujo de tesorería.
• Factura, factura a la que corresponde el flujo de caja, esta información es opcional y por tanto puede aparecer como "Sin determinar"
• Modalidad, producto financiero mediante el que percibiremos el cobro: transferencia, pagaré, etc. Recuerde que este campo es el utilizado para identificar los cobros que no tienen un vencimiento definido. Por ejemplo cuando emitimos una factura pero el cliente no nos ha mandado todavía el pagaré y por tanto no conocemos su vencimiento. En estos casos y para que el sistema vaya actualizando las fechas de vencimiento contable y bancario deberemos definir la modalidad como "Pendiente".
• Base imponible | Cuantía, importe de la base imponible corespondiente al flujo de caja sobre la que se calculará el IVA y retenciones a cuenta del IRPF o cuantía total del cobro a percibir.
• Tipo de IVA.
• IVA, importe del IVA, calculado por la herramienta.
• Tipo de retención a cuenta del IRPF.
• Retención IRPF, cuantía de la retención a cuenta del IRPF, calculado por la herramienta.
• Total, importe total del flujo de caja, en el caso de que se detallen los impuestos se corresponderá con el resultado sumar a la base imponible el importe del IVA y restando la cuantía de la retención a cuenta del IRPF. calculado por la herramienta.
• Semana, número de semana correspondiente a la fecha factura, calculado por la herramienta.
• Fecha factura, se trata de la fecha en la que se ha devengado el cobro o factura.
• Vencimiento contable, fecha de vencimiento teórico del flujo de caja obtenida a partir de los días de crédito preestablecidos para cada cliente, calculado por la herramienta.
• Situación contable, nos indica la situación del flujo de caja bajo la perspectiva contable, no de la tesorería. Hay que tener presente que a efectos de la tesorería podemos encontrarnos con que un determinado flujo de caja ya ha sido cobrado y sin embargo contablemente sigue en situación de pendiente, caso de los cobros anticipados bancariamente.
1. Cobrado: el vencimiento contable es anterior a la fecha del día en que nos encontremos.
2. Pendiente: el vencimiento contable es posterior a la fecha del día en que nos encontremos.
• Días contables, son los días que median entre la fecha factura y el vencimiento contable de dicho flujo de caja, calculado por la herramienta.
• Vencimiento bancario, es la fecha en que nosotros efectivamente cobramos el flujo de caja. Por defecto el sistema asigna como vencimiento bancario la fecha del vencimiento contable, sin embargo si modificamos dicha fecha, a un momento anterior al vencimiento Contable, esto es anticipamos el cobro, el sistema no volverá a tocar dicha fecha.
  La fecha de vencimiento bancario es la fecha que toma la aplicación para realizar la previsión de tesorería pues es el momento en que ese dinero pasa a estar disponible para ser utilizado. Esta fecha puede ser anterior al vencimiento contable pues los cobros en ocasiones son anticipados. Para indicar que un cobro ha sido anticipado tan sólo hemos de cambiar su fecha de vencimiento bancario por la fecha en que se anticipó.
• Días banco, cuando anticipamos un cobro, fijamos la fecha de vencimiento bancario en un momento anterior al vencimiento contable  mostrándose aquí los los días que median entre la fecha de vencimiento bancario y el vencimiento contable, campo por la herramienta. Esta información nos será útil para negociar con las distintas entidades financieras las condiciones de anticipo o gestión de cobros.
• Situación bancaria, nos indica en que situación bancaria se encuentra el cobro con respecto a la tesorería pudiendo contemplar las siguientes situaciones, calculadas por la herramienta:
  
  1. Pendiente: el vencimiento bancario es posterior a la fecha actual.
  2. Cobrado: el vencimiento bancario es anterior a la fecha de hoy.
  3. Anticipado: el vencimiento bancario es anterior al vencimiento contable.
  Estas situaciones nos ayudan a determinar la cartera de vencimientos y plazos a los que podemos gestionar los cobros pendientes en cada momento. Así, una vez actualizada la base de datos, utilizando el autofiltro tan sólo tendrá que filtrar el campo Situación bancaria por "Pendiente" para tener a la vista todos los cobros - facturas que tiene ya devengados y no cobrados.
• Entidad, indica la entidad bancaria a través de la que se realizará el cobro.