Consolidación y previsión del flujo de cobros y pagos - Alta de los cobros y pagos previstos

3.- Trabajar con la herramienta

Una vez que nos hemos familiarizado con la herramienta podemos comenzar a trabajar con ella.

3.1.- Introducción de los flujos de tesorería

Cómo dar de alta los distintos flujos de caja, cobros y pagos, vídeo de funcionamiento

Desde el menú, pulsamos el botón "Altas de flujos de tesorería" se mostrará el formulario de introducción de datos.

Para dar de alta un flujo de caja tan sólo ha de cumplimentar los distintos datos del formulario.

Los campos Cliente o Proveedor, Agrupación, Concepto, Modalidad y Entidad son campos donde puede escribir o seleccionar un valor definido previamente. En cada campo aparecen todos y cada uno de los nombres de Clientes o Proveedores, Agrupaciones, Conceptos, Modalidades y Entidades que se encuentran dados de alta en los respectivos listados. De esta forma siempre se referirá a un cliente o proveedor por la misma denominación social lo que le proporcionará una mayor consistencia y seguridad a sus previsiones. Si escribe un valor nuevo en cualquiera de ellos este valor se dará de alta en el listado correspondiente cuando genere dicho flujo de caja estando, a partir de ese momento, disponible en el desplegable correspondiente.

- Especificar la cuantía del IVA y las retenciones a cuenta del IRPF en los flujos de caja. Teniendo esta opción activada la herramienta calcula a partir de la base imponible los importes de IVA y retenciones a cuenta del IRPF para calcular el total del flujo de caja, en caso contrario la aplicación tomará como total del flujo de caja el valor introducido en el campo base imponible.

- Campo de Clientes y Proveedores, en este caso cuando introducimos una denominación social nueva automáticamente la aplicación nos lleva al campo Días de crédito. Este dato es utilizado para que el sistema, tomando como base la fecha de la factura, calculando automáticamente el vencimiento por defecto de dicho flujo de caja. En caso contrario, seleccionamos una previamente definida, la aplicación utilizará el valor de los días de crédito consignados para esa denominación social a la hora de calcular la fecha de vencimiento del cobro o pago que estamos definiendo. El vencimiento calculado podemos editarlo manualmente.

- Agrupación, puede definir distintas agrupaciones para los flujos de caja de tal modo que posteriormente podrá realizar previsiones de tesorería en función de dichas agrupaciones. Estos valores son muy útiles a la hora de generar previsiones de tesorería segmentadas por familias de los flujos de caja que componen los cobros o pagos esperados en un determinado período. Este campo es muy útil si queremos realizar previsiones por centros de coste o trabajo.

- Concepto, indique a que corresponde dicho cobro o pago, electricidad, agua, nóminas, seguros sociales - tienen distinto vencimiento que las nóminas - , materias primas, comunicaciones, alquileres, etc.

- Modalidad, indique el instrumento financiero a través del que se va a realizar el cobro o pago: transferencia, pagaré bancario, recibo domiciliado, efectivo, etc.  Esto es muy útil para posteriormente realizar una negociación eficaz de los costes de la intermediación financiera conociendo los volúmenes previstos de cada una de las operaciones.

- Entidad, entidad bancaria a través de la que esperamos realizar el cobro o pago. A la hora de elaborar la previsión de tesorería podremos hacerlo de forma consolidada, todas las cuentas bancarias simultáneamente o de forma individual, entidad bancaria a entidad bancaria.

- ID Factura, se trata de la identificación del flujo de caja, debe ser un campo alfanumérico, pudiéndolo dejar sin definir, valor por defecto.

- Fecha factura, es la fecha de devengo o factura de dicho flujo de tesorería, a través de este dato podemos generar informes por fecha de devengo.

- Fecha de vencimiento, en este campo una vez cumplimentada la fecha factura nos aparecerá el vencimiento teórico del flujo de caja, tomando los días de crédito definidos para cada cliente o proveedor. Esta fecha la podemos editar para para ajustarla al vencimiento real, por ejemplo seguramente el pago de nóminas se ajuste un día antes o un día después en función del día de la semana. Para ello a la derecha de la fecha de vencimiento dispondrá de la información relativa al día de la semana.

- Cuantía | B. Imponible, se trata de la cuantía o base imponible del flujo de caja, en función de la opción que tengamos seleccionada en el asistente.

1. Base imponible del cobro o pago si tenemos marcado el cálculo automático de IVA y retenciones a cuenta del IRPF.
2. Importe del cobro o pago, si NO esta marcado el cálculo automático de IVA y/o retenciones a cuenta del IRPF.

- Tipo de IVA, ha de seleccionar el tipo de IVA al que va sujeto dicho flujo de caja, por defecto aquí se reflejarán los definidos como predeterminados en la pantalla de configuración.

- Tipo de retención, retención a cuenta del IRPF aplicable al cobro o pago.

Fraccionamiento o repetición del flujo de caja, si activa esta casilla el formulario desbloqueará las opciones de Fraccionamiento o de repetición. Esta función es muy útil cuando quiere introducir gastos o ingresos periódicos, cuotas de préstamos, alquileres, etc. o cuando de una misma factura se desprenden dos o más flujos de caja, pudiendo ajustar las características de cada flujo de tesorería:

1. Importe:
   1. Sin fraccionar: partimos de un recibo de préstamo, alquiler, nómina, etc. y lo repetimos el número de veces que sepamos que se va a producir.
   2. Fraccionado: partimos de una factura que vamos a liquidar en un determinado número de plazos del mismo importe.
2. Frecuencia fracción: es la frecuencia con que se generará cada uno de los flujos de caja, Mensual, Bimensual, Trimestral, Cuatrimestral, Semestral o Anual.
3. Fecha factura ó devengo:
1. La misma: cuando damos de alta una factura que cobramos o pagamos en varios vencimientos lo normal es que todos ellos tengan la misma fecha factura o de devengo, pues todos provienen de una factura.
2. Ajustada: cuando estamos registrando una serie de cobros o pagos períodicos, caso de cuotas de préstamos, alquileres, etc. lo normal es que la fecha de devenco de cada uno de ellos tenga la misma periodicidad que la de vencimiento y por tanto se ajuste para cada uno de los flujos de caja.
4. Número de repeticiones: es el número de fracciones o repeticiones que podemos crear, con un mínimo de dos y un máximo de doce.