Cómo entender y calcular una nómina paso a paso Cómo entender y calcular una nómina paso a paso

Aunque existen numerosas calculadoras y programas para calcular nóminas entender cómo se determinan las bases y tipos de cotización para el cálculo de las retenciones a cuenta del IRPF y las cuota a la Seguridad Social, tanto del trabajador como de la empresa es de gran utilidad para obtener la nómina neta a percibir por el trabajador.

Esta información te resultará útil tanto si eres un trabajador por cuenta ajena, que quiere comprender su nómina, como si eres la persona encargada de calcular las nóminas o si eres una empresa y quieres conocer el coste de aumentar tu plantilla.

Ten en cuenta que se pueden producir modificaciones en la normativa laboral y fiscal que afectan al cálculo de las nóminas, por lo que antes de ponerte a hacer cuentas es preciso que revises si se han producido variaciones sustanciales aparte de las típicas actualizaciones anuales de los tipos de cotización a la Seguridad Social y retención a cuenta del IRPF.

Cómo entender y calcular una nómina paso a paso

En detalle:
   1. Introducción
   2. Formato oficial de nómina
     2.1. Encabezado
     2.2. Devengos
       Percepciones salariales
       Percepciones no salariales
     2.3. Deducciones
     2.4. Líquido total a percibir
     2.5. Firma y sello de la empresa
     2.6. Recibí
     2.7. Pie de nómina
   3. Ejemplo de cálculo de una nómina paso a paso
     3.1. Identificar los datos necesarios para el cálculo de una nómina
     3.2. Devengos
       Percepciones salariales
       Percepciones no salariales
     3.3. Deducciones
       Aportaciones del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social
       Retención a cuenta del IRPF
     3.4. Líquido total a percibir
     3.5. Aportaciones de la empresa a las cotizaciones a la Seguridad Social
     3.6. Nómina resuelta
   4. Contabilización de una nómina
   5. Conclusiones

Calculadoras y simuladores relacionados

1. Introducción

Antes de entrar en materia debes saber que la nómina o recibo de salario es un documento con validez legal donde se especifica la nómina recibida por el empleado derivada del trabajo realizado para la empresa en un mes – aunque puede ser semanal, quincenal, etc. dependiendo de las características del puesto de trabajo y del sector de la empresa –.

En este documento se reflejan datos muy importantes para el trabajador como el desglose de los conceptos que componen su salario bruto, las bases de cotización a la Seguridad Social, la base para el cálculo de las retenciones sobre el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, el tipo de retención a aplicar por este impuesto y el sueldo o nómina neta que va a percibir a final de mes.

Nos centraremos en las nóminas de los empleados acogidos al régimen general de la Seguridad Social por ser el que mayor número de trabajadores y profesionales aglutina, así como por la amplitud de su acción protectora.

2. Formato oficial de nómina

Existe un formato oficial publicado en el BOE en la Orden ESS/2098/2014 de modelo de recibo individual de salarios - nómina - , aunque se admiten algunas variaciones siempre y cuando se especifiquen todos los conceptos incluidos.

Una vez que nos familiaricemos con los conceptos que componen una nómina a través de un ejemplo veremos como hacer una nómina.

Descripción de los conceptos y partes de una nómina para entenderla

Encabezado

En el encabezado o parte superior de la nómina deberán aparecer los datos necesarios para la correcta identificación de la empresa, del trabajador y del período de liquidación.

Los datos de la empresa que deben figurar son:

  • Nombre o razón social de la empresa incluyendo su personalidad (S.A., S.L., etc.).
  • Domicilio: dirección completa del domicilio social de la empresa.
  • NIF: se trata del Código de Identificación Fiscal de la empresa.
  • CCC: es el Código de Cuenta de Cotización a la Seguridad Social, es decir, el número que recibe la empresa cuando se inscribe en la Seguridad Social.

Con respecto al trabajador, los datos a consignar serán los siguientes:

  • Nombre y apellidos del trabajador.
  • NIF: se refiere al Número de Identificación Fiscal del trabajador o, en su defecto, NIE o pasaporte.
  • Número de afiliación a la Seguridad Social del trabajador: es el número que la Seguridad Social asigna a una persona cuando se incorpora al sistema. Si el trabajador no está dado de alta la empresa está obligada a solicitar su afiliación a la Seguridad Social, así como a comunicar las modificaciones (alta o baja) si ya estuviese afiliado. Antes de que el trabajador se incorpore a su puesto de trabajo la empresa debe realizar la afiliación –si no la tiene– y comunicar su alta.
  • Categoría o grupo profesional del trabajador: se refiere a la calificación necesaria para desarrollar el puesto de trabajo en la empresa y mediante la cual se le asigna el salario.
  • Grupo de cotización de la Seguridad Social: número del grupo de cotización asignado al empleado conforme al contrato de trabajo. Este grupo determina los límites mínimos y máximos de la base de cotización del trabajador y son facilitados por la Seguridad Social en su página web oficial.
  • Fecha de antigüedad: se trata de la fecha de ingreso del trabajador en la empresa, de suma importancia para fijar el plus de antigüedad, ascensos, indemnización por despido, premios, etc.

Cabe destacar que la categoría o grupo profesional se refiere al puesto de trabajo en la empresa, no a la calificación o estudios del trabajador. Así, un trabajador con mayores estudios puede desempeñar un cargo en la empresa que requiera una formación inferior. Por ejemplo, un licenciado universitario puede ser contratado para realizar tareas de apoyo administrativo de un puesto de trabajo que solo requiera estudios obligatorios mínimos, percibiendo un salario correspondiente a esta categoría profesional.

Período de liquidación: este apartado debe incluir las fechas comprendidas en el período que se va a liquidar, en meses naturales. Así como la suma total de días naturales comprendidos en el período de liquidación.

Devengos

Esta sección de la nómina se refiere al detalle de los conceptos e importes que componen el salario del trabajador.

Se encuentra perfectamente dividido en dos grupos:

  1. Percepciones salariales: se encuentran sujetos a cotización a la Seguridad Social. Está compuesto por el salario base y los complementos.
  2. Percepciones no salariales: el trabajador no cotiza a la Seguridad Social por importes percibidos como indemnizaciones o suplidos, prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social, baja por incapacidad temporal y otros.

Percepciones salariales

Las percepciones salariales se dividen en:

  • Salario base: es la cuantía fija del salario que viene determinada por el convenio colectivo correspondiente al puesto de trabajo o cargo ocupado por el trabajador dentro de la empresa, por lo que las cuantías mínimas y máximas vienen determinadas por la categoría profesional. A falta de convenio se considera el Salario Mínimo Interprofesional vigente en el momento como salario base.
  • Horas extraordinarias: a efectos de cotización se deben diferencias las horas extraordinarias voluntarias normales o habituales de las de fuerza mayor. En este epígrafe se consideran las horas realizadas que exceden de la jornada ordinaria laboral teniendo en cuenta los límites legales establecidos y valoradas según convenio o precio pactado entre ambas partes, pero nunca podrá ser inferior al precio de una hora ordinaria de trabajo.
  • Gratificaciones extraordinarias: se trata de las pagas extraordinarias. Estos complementos salariales de vencimiento superior al mes cotizan mensualmente a la Seguridad Social independientemente de que el trabajador las cobre prorrateadas (12 pagas) o como dos pagas extraordinarias al año (14 pagas).
  • Salario en especie: es la remuneración distinta al dinero en efectivo consistente en el pago a través de entrega de bienes, prestación de servicios o reconocimiento de derechos. A modo de ejemplo se considera salario en especie el uso de una vivienda, cesión o entrega de un vehículo, cheques guardería, vales-comida, seguro médico, entrega de ordenadores o pago de la conexión a Internet, préstamo concedido a un tipo de interés inferior al de mercado o aportación a planes de pensiones, entre otros. En la nómina se refleja su cuantía en dinero y no puede ser superior a un determinado porcentaje del salario total establecido como límite en el Estatuto de los Trabajadores.
  • Otros complementos salariales: en este epígrafe se incluyen las percepciones salariales que no forman parte del salario base pero se perciben en razón de determinadas circunstancias.
    • De carácter personal: se incluyen las percepciones salariales percibidas por el trabajador debido a sus circunstancias personales que no forman parte del salario base tales como la antigüedad, idiomas, títulos, plena dedicación y plus de convenio.
    • Por puesto de trabajo: son las percibidas por las características o circunstancias especiales del puesto del trabajo. Entre ellas se encuentran la peligrosidad, toxicidad, penosidad, nocturnidad, turnicidad, responsabilidad y disponibilidad.
    • Por cantidad o calidad de trabajo: son las orientadas a la productividad del trabajador. Así, el empleado puede percibir incentivos, comisiones, plus de actividad, asistencia o puntualidad por el buen desempeño en el desarrollo de sus funciones.

Percepciones no salariales

Engloban diferentes categorías:

  • Indemnizaciones y suplidos: en compensación de costes personales por el ejercicio de la actividad o por utilización de bienes propios conforme a las normas de valoración y límites establecidos por la legislación vigente (dietas y gastos de viaje, plus de distancia y transportes urbanos, etc.).
  • Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social: se cobran directamente de la Seguridad Social aunque anteriormente se pagaba a través de la empresa.
  • Indemnizaciones por traslados, suspensiones y despidos: la empresa puede trasladar a su trabajador a otro centro de trabajo y este puede percibir una compensación por el traslado. También se incluyen en esta sección la compensación por suspensión del contrato en algunos casos que contempla la legislación o la indemnización por despido como consecuencia de la extinción del contrato de trabajo.
  • Baja: cantidad a percibir por el trabajador cuando se encuentra de baja por incapacidad temporal y período de duración.
  • Mejoras voluntarias concedidas por la empresa: cantidades añadidas voluntariamente a los derechos del trabajador.

El total devengado o salario bruto es la suma de todas las percepciones, tanto salariales como no salariales.

Deducciones

Son las cantidades que se descuentan del total devengado o salario bruto para obtener el salario o nómina neta a percibir . Del total del salario bruto percibido por el trabajador anteriormente calculado se descuentan los siguientes conceptos:

  1. Cotizaciones a la Seguridad Social: son las aportaciones del trabajador al sistema de la Seguridad Social. Deberán constar en la nómina el tipo de porcentaje correspondiente y su cuantía.
    • Contingencias comunes: son las aportaciones en concepto de servicios generales  para dar cobertura a las situaciones que deriven de enfermedad común, accidente no laboral, jubilación, descanso por maternidad y paternidad, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural, atendiendo a unos porcentajes publicados por la Seguridad Social dependiendo del convenio, actividad de la empresa, puesto de trabajo y categoría profesional.
    • Desempleo: son las aportaciones en concepto de seguro de desempleo.
    • Formación profesional: son las aportaciones destinadas a fines formativos y de reciclaje profesional.
    • Horas extraordinarias: son aportaciones adicionales por este concepto, se deben distinguir entre las obligatorias por fuerza mayor y las normales o voluntarias porque tienen un porcentaje distinto, siendo el tipo de cotización de las de fuerza mayor inferior a las del resto.
  2. Retenciones a cuenta del IRPF: el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas grava todas las contraprestaciones dinerarias o en especie como rendimientos del trabajo personal. Aunque este impuesto al que está sujeto el trabajador es de carácter anual, la empresa está obligada a retener un porcentaje que depende de su situación familiar y personal, así como del tipo de contrato (de duración determinada inferior a un año, indefinido, etc.) conforme a unos valores publicados por la Hacienda Pública. Este porcentaje se descuenta de la nómina mes a mes para satisfacer este impuesto. El trabajador puede solicitar que se aumente el porcentaje por encima de las tablas si así lo considera oportuno.
  3. Anticipos: el importe total de los anticipos solicitados y cobrados por el trabajador con anterioridad al pago de la nómina, así como los pagos a cuenta del salario que deben de descontarse de la nómina si proceden.
  4. Valor de los productos recibidos en especie: se consigna el mismo importe que aparece como devengo en su apartado correspondiente. De esta forma se valora el salario en especie y aparece reflejado en la nómina, pero se descuenta del líquido a percibir porque el trabajador no lo va a recibir en dinero, pues ya lo disfruta de otro modo (vehículo de empresa, vivienda, aportación a planes de pensiones, etc.).
  5. Otras deducciones que tuvieran que aplicarse.

Salario neto a percibir o nómina neta

Del total devengado se restan las deducciones para obtener el líquido total a percibir o salario neto. Se corresponde con la cuantía que efectivamente se le ingresa al trabajador.

El salario bruto o antes de impuestos será siempre superior al salario neto o después de impuestos, pues este último tiene en cuenta todas las deducciones descontadas.

Firma y sello de la empresa

Es obligatorio que en el documento conste la firma y el sello de la empresa. Así como la fecha de emisión o entrega de la nómina al trabajador.

Recibí

Hace referencia a que el trabajador efectivamente recibe el salario neto reflejado en la nómina. Es obligatorio que el trabajador firme el documento para la empresa, pero si la firma es anterior a la percepción del salario se recomienda anotar la fecha cuando se firma.

Pie de nómina

Este último epígrafe se añadió para reflejar en la nómina las cotizaciones a la seguridad social que corresponden a la aportación del empresario y las que corresponden al trabajador debidamente diferenciados por concepto, base de cotización, tipo a aplicar a la empresa y al trabajador.

Dado que el importe de las cotizaciones sociales a cargo de la empresa superan el 30% del salario bruto que percibe el trabajador conviene tenerlas muy en cuenta previamente a la hora de contratar a un trabajador. Puedes utilizar la calculadora de coste empresa de una nómina para tener el dato real de la misma.

Debes conocer que existen unos topes máximos y mínimos de la base de cotización que vienen fijados cada año por la Ley de Presupuestos Generales del Estado y puedes consultar en la web oficial de la Seguridad Social.

  1. Base de cotización por contingencias comunes: son las aportaciones en concepto de servicios generales  para dar cobertura a todas las situaciones derivadas de enfermedad común, maternidad y accidente no laboral. Se calcula la base sobre la que se aplican los porcentajes que darán lugar a la aportación correspondiente.
    • Remuneración mensual: suma de todos los devengos mensuales salariales excepto las horas extras.
    • Prorrata de pagas extraordinarias: importe correspondiente a la suma de las dos pagas extras dividido entre doce.
  2. Base de contingencias profesionales y otros conceptos de recaudación conjunta: la cotización completa correrá a cargo exclusivamente de los empresarios con la finalidad de dar cobertura a las situaciones de necesidad derivadas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Se calcula la base de cotización para la aplicación de los tipos correspondientes.
    • AT y EP: son las siglas de Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional. El primero hace referencia a los accidentes en el puesto de trabajo incluidos los desplazamientos para acudir al mismo. El segundo se refiere a las enfermedades que se pueden contraer en el puesto de trabajo.
    • FP: son las siglas de Formación Profesional y la cuota es recaudada con fines formativos y de reciclaje profesional.
    • FOGASA: esta cuota para el Fondo de Garantía Salarial correrá a cargo exclusivo del empresario para garantizar los salarios e indemnizaciones que no son abonadas a los trabajadores por las empresas.
  3. Cotización adicional horas extraordinarias: base de cotización de las horas extraordinarias conformado por la suma de los devengos por este concepto.
  4. Base sujeta a retención por IRPF: base del cálculo de las retenciones por IRPF conformado por la suma de los conceptos que son objeto de la retención.
  5. Base IRPF por retribución en especie: base de cálculo de las retenciones por IRPF de la retribución en especie si el porcentaje a aplicar fuese distinto al general.

3. Ejemplo de cómo calcular una nómina paso a paso

Para hacer la nómina supondremos que la empresa, que se dedica a la asesoría comercial, tiene acumulación de tareas y decide contratar a tiempo completo durante seis meses como auxiliar administrativo a un trabajador de 25 años, soltero, sin hijos ni ascendientes a cargo y sin grado de discapacidad para incorporarse a la plantilla el primer día del próximo mes. En el contrato se ha especificado un salario bruto igual al salario mínimo interprofesional, que para el ejercicio 2023 se ha fijado en 15.120 euros brutos anuales.

Con los datos anteriores procederemos a calcular la nómina con detalle de la retención a cuenta del IRPF como de los seguros sociales tanto a cargo del trabajador como de la empresa.

3.1. Identificar los datos necesarios para el cálculo de una nómina

Para calcular una nómina es conveniente que tengas a mano el contrato del trabajador, así como el modelo 145. Comunicación de datos al pagador pues la retención a cuenta del IRPF a aplicar al trabajador dependerá de sus circunstancias personales.

Es muy importante que si eres empleador negocies con tus empleados su salario bruto y nunca su salario neto. La nómina o salario neto de un trabajador depende en gran medida de sus circunstancias personales, pues dependiendo de si esta casado, tiene hijos, paga una hipoteca, etc. el porcentaje de la retención a cuenta a aplicar sobre el total devengado puede variar notablemente lo que a su vez incrementa o reduce el salario o nómina neta a percibir.

Por ejemplo una persona soltera, sin personas a su cargo y sin hipoteca sobre su primera vivienda tiene una retención en su nómina a cuenta del IRPF que una persona casada con personas, hijos o ascendientes, a su cargo y que esté pagando una hipoteca. Si la empresa ha pactado con ambos la misma nómina neta, el coste salarial para la empresa será muy superior en el caso del trabajador/a soltero que en el caso del trabajador/a casado, con personas a cargo y con hipoteca.

Atendiendo al ejemplo facilitado, se deduce la siguiente relación de datos:

  • Situación personal y familiar del trabajador: soltero sin hijos ni ascendentes a cargo, sin grado de discapacidad.
  • Salario bruto: 15.120 euros anuales.
  • Pagas: 12.
  • Tipo de contrato: temporal o eventual por circunstancias de la producción.
  • Duración del contrato: 6 meses.
  • Categoría o puesto de trabajo: auxiliar administrativo.
  • Grupo de cotización: 7 (auxiliares administrativos).
  • Convenio: oficinas y despachos.

Calculadoras y simuladores relacionados

3.2. Devengos

Percepciones salariales o salario bruto

Para calcular el total devengado en cada nómina se ha de tener en cuenta si las pagas extras están prorrateadas o no. En este caso el contrato especifica que se perciben 15.120 euros repartidos en 12 pagas. Por lo que se entiende que las dos pagas extras están prorrateadas y pagadas junto con el salario mensual.

Primero calculamos el salario base correspondiente a una paga:

  • Salario base: 15.120 € / 14 = 1.080 euros

Seguidamente calculamos el importe de gratificaciones extraordinarias, también conocidas como pagas extra:

  • Gratificaciones extraordinarias: Dos pagas repartidas en doce meses = (1.080 € x 2) /12 = 180 euros

El total devengado estará compuesto por el salario base más la parte proporcional de las pagas correspondientes a ese mes.

  • Total devengado: Salario base + Gratificaciones extraordinarias: 1.080 € + 180 € = 1.260 euros

Percepciones no salariales

En este caso el trabajador no recibe percepciones no salariales.

3.3. Deducciones del salario bruto

Aportaciones del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social

En primer lugar necesitas calcular la base de cotización que se encuentra definida en el artículo 147 del LGSS, donde se determina que estará constituida por la remuneración total, tanto en metálico como en especie, que perciba mensualmente el trabajador. Las percepciones de vencimiento superior al mensual (pagas extras, por ejemplo) se prorratearán a lo largo de los doce meses del año.

Para este cálculo quedarán excluidos los siguientes conceptos:

  1. Los gastos de locomoción de transporte público del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo, cuando se justifique mediante factura o documento equivalente.
  2. Los gastos de locomoción y los gastos de manutención y estancia cuando el trabajador tenga que desplazarse a un municipio distinto para realizar su trabajo con las cuantías establecidas en la Ley del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas.
  3. Las indemnizaciones por fallecimiento y las correspondientes a traslados, suspensiones y despidos.
  4. Las prestaciones de la Seguridad Social, las mejoras de las prestaciones por incapacidad temporal concedidas por las empresas y las asignaciones destinadas por estas para satisfacer gastos de estudios dirigidos a la actualización, capacitación o reciclaje del personal a su servicio, cuando tales estudios vengan exigidos por el desarrollo de sus actividades o las características de los puestos de trabajo.
  5. Las horas extraordinarias, salvo para la cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Hay que prestar especial atención a las pagas extras a la hora de hacer la nómina. Aunque no se perciban junto con el salario, no estén prorrateadas, sí que cotizan mensualmente, aumentando la base de cotización a la Seguridad Social, lo que hay que tener en cuenta para calcular la base de cotización por contingencias comunes.

Como para hacer esta nómina las pagas extras se perciben junto con el salario, la base de cotización se corresponde con el total devengado.

  • Base de cotización contingencias comunes: Salario base + Prorrateo pagas extras = 1.080 € + 180 € = 1.260 euros

Una vez obtenida la base de cotización se coteja con las tablas actualizadas de la Seguridad Social para comprobar que se encuentran dentro de los límites establecidos para la categoría profesional del trabajador. Los importes máximos y mínimos se fijan anualmente en la Ley de Presupuestos Generales.

Del artículo 19 del Real Decreto Legislativo 8/2015 de la Ley General de la Seguridad Social se extraen las bases y tipos de cotización a aplicar:

"Artículo 19. Bases y tipos de cotización.

1. Las bases y tipos de cotización a la Seguridad Social y por los conceptos que se recauden conjuntamente con las cuotas de la Seguridad Social serán los que establezca cada año la correspondiente Ley de Presupuestos Generales del Estado.

2. Las bases de cotización a la Seguridad Social, en cada uno de sus regímenes, tendrán como tope máximo las cuantías fijadas para cada año por la correspondiente Ley de Presupuestos Generales del Estado y como tope mínimo las cuantías del salario mínimo interprofesional vigente en cada momento, incrementadas en un sexto, salvo disposición expresa en contrario.

3. Sin perjuicio de lo indicado en el apartado 1, la cotización correspondiente a las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales se realizará mediante la aplicación de los tipos de cotización establecidos para cada actividad económica, ocupación o situación en la tarifa de primas establecidas legalmente. Las primas correspondientes tendrán a todos los efectos la condición de cuotas de la Seguridad Social.

La base de cotización para la contingencia de desempleo, en todos los regímenes de la Seguridad Social que tengan cubierta la misma, será la correspondiente a las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

De igual modo, la base de cotización para determinar las aportaciones al Fondo de Garantía Salarial y para formación profesional, en todos los regímenes de la Seguridad Social en los que exista la obligación de efectuarlas, será la correspondiente a las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales."

Resumiendo, únicamente necesitas calcular la base de cotización de contingencias comunes y la base de cotización de accidentes de trabajo (AT) y enfermedades profesionales (EP), pues la base de cotización por desempleo, formación profesional y FOGASA se corresponde con la base cotización por accidentes de trabajo y enfermedad profesional.

Se calculan el resto de bases de cotización:

  • Base de cotización horas extraordinarias: 0
  • Base de cotización horas extraordinarias de fuerza mayor: 0
  • Base cotización accidentes de trabajo (AT) y enfermedades profesionales (EP): Base cotización contingencias comunes + Base cotización horas extraordinarias normales y fuerza mayor = 1.260 € + 0 + 0 = 1.260 euros

Ya tenemos calculadas las bases sobre las que se aplicará los tipos de cotización establecidos por la Seguridad Social.

Tomando los datos del salario tendremos:

Trabajador
Concepto % Importe
Contingencias comunes 4.70 % 59,22 €
Contingencias profesionales 0.00 % 0 €
Desempleo temporal 1.60 % 20,16 €
Formación profesional 0.10 % 1,26 €
Fondo Garantía Salarial 0.00 % 0 €
M. Equidad Intergeneracional, MEI 0.10 % 1,26 €

Se calculan las cuotas por parte del trabajador y se suman para obtener el total de aportaciones del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social teniendo en cuenta la siguiente fórmula:

Cuota = Base de cotización x Tipo de cotización (%)

Del salario del trabajador se restan o deducen 81,90 euros que se destinan al sistema de la Seguridad Social para dar cobertura a las diferentes situaciones derivadas de enfermedad común, accidente no laboral, jubilación, desempleo, formación profesional, etc.

Retención a cuenta del IRPF descontada de la nómina

Para calcular la retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas se aplica un porcentaje de retención sobre el importe de la nómina bruta dependiendo del importe del salario, situación personal y familiar del trabajador, tipo de contrato y su duración. Estos porcentajes son establecidos por la Agencia Tributaria y varían cada año. Es por ello que Hacienda facilita una calculadora en su página web oficial.

Sin embargo, en el artículo 86 del Real Decreto 439/2007 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas especifica que para los contratos inferiores a un año se practicará una retención mínima del 2 %:

"Artículo 86. Tipo de retención.

El tipo de retención resultante no podrá ser inferior al 2 por ciento cuando se trate de contratos o relaciones de duración inferior al año, ni inferior al 15 por ciento cuando los rendimientos del trabajo se deriven de relaciones laborales especiales de carácter dependiente. Los citados porcentajes serán el 0,8 por ciento y el 6 por ciento, respectivamente, cuando se trate de rendimientos del trabajo obtenidos en Ceuta y Melilla que se beneficien de la deducción prevista en el artículo 68.4 de la Ley del Impuesto."

Teniendo en cuenta nuestro caso, el tipo de retención a aplicar será del 2 %, salvo que el trabajador solicitase una retención mayor.

Con respecto al cálculo de la base para aplicar esta retención existen unas reglas generales especificadas en el artículo 83 del mismo reglamento del IRPF:

"Artículo 83. Base para calcular el tipo de retención.

1.ª Regla general: Con carácter general, se tomará la suma de las retribuciones, dinerarias o en especie que, de acuerdo con las normas o estipulaciones contractuales aplicables y demás circunstancias previsibles, vaya normalmente a percibir el contribuyente en el año natural, a excepción de las contribuciones empresariales a los planes de pensiones, a los planes de previsión social empresarial y a las mutualidades de previsión social que reduzcan la base imponible del contribuyente, así como de los atrasos que corresponda imputar a ejercicios anteriores. A estos efectos, las retribuciones en especie se computarán por su valor determinado con arreglo a lo que establece el artículo 43 de la Ley del Impuesto, sin incluir el importe del ingreso a cuenta."

Volviendo a nuestro ejemplo, la base para calcular el tipo de retención coincide con el salario bruto, esto es, la suma de las retribuciones dinerarias.

  • Base para calcular la retención: Salario base + Pagas extras: 1.080 € + 180 € = 1.260 euros
  • Retención del IRPF: Base de retención x Tipo retención = 1.260 € x 2 % = 25,20 euros

Del salario del trabajador se restan o deducen 25,20 euros que la empresa ingresará en Hacienda en concepto de "adelanto" del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

3.4. Líquido total a percibir

Restando del salario bruto o devengo las deducciones se obtiene el salario neto o líquido a percibir por el trabajador.

  • Total deducciones: Cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social + Retenciones del IRPF = 81,90 € + 25,20 € = 107,10 euros
  • Líquido total a percibir: Devengo - Deducciones = 1.260 € - 107,10 € = 1.152,90 €

El trabajador finalmente cobrará 1.152,90 euros por un mes completo de trabajo.

3.5. Aportación de la empresa a la Seguridad Social

En la nómina del trabajador deben aparecer los costes sociales a cargo de la empresa, que no son otra cosas que la parte del coste de la cobertura social que es pagada por la empresa. Los seguros sociales a cargo de la empresa se calculan sobre las mismas bases de cotización que los costes sociales a cargo del trabajador. Tomando los datos que estamos utilizando para calcular la nómina tendremos:

Las bases de cotización necesarias se han calculado anteriormente para obtener la cuota de la Seguridad Social del trabajador.

Empresa
Concepto % Importe
Contingencias comunes 23.60 % 297,36 €
Contingencias profesionales 1.50 % 18,9 €
Desempleo temporal 6,70 % 84,42 €
Formación profesional 0.60 % 7,56 €
Fondo Garantía Salarial 0.20 % 2,52 €
M. Equidad Intergeneracional, MEI 0.50 % 6,3 €

1Las tarifas para la cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales vienen determinadas por la actividad de la empresa (código CNAE) y son facilitadas por la Seguridad Social.

Este apartado es meramente informativo y no varía el importe neto de la nómina a percibir por el trabajador. La empresa desembolsa un total de 417,06 euros adicionales por tener empleado al trabajador.

Así, el coste total de la empresa de emplear a un trabajador a tiempo completo con contrato de duración determinada que cobra 12.600 euros brutos anuales es de:

  • Coste empresa mensual: Salario bruto trabajador + Total aportaciones empresa = 1.260 € + 417,06 € = 1.677,06 euros
  • Coste empresa anual: 1.677,06 € x 12 = 20.124,72 euros

Esta importante diferencia entre el salario percibido por el trabajador y el coste salarial completo, teniendo en cuenta las cotizaciones sociales a cargo de la empresa se sitúa en el entorno del 34 %.

3.6. Cálculo de la nómina resuelto

Puedes utilizar un programa de nóminas o incluso crear tu propia plantilla utilizando un software de hojas de cálculo para imprimir la nómina y entregarla al trabajador.

Con todos los datos necesarios calculados anteriormente la nómina confeccionada se verá de esta forma:

Ejemplo recibo nómina con pagas extras prorrateadas

Todos estos cálculos son necesarios para confeccionar una nómina sencilla de un mes completo, sin tener en cuenta las posibles bajas por enfermedad o incapacidad temporal , otros complementos del salario, dietas, plus de transporte, plus de antigüedad, retribución flexible (vehículo de empresa, aportaciones a planes de pensiones, vales-comida...), quebranto de moneda , etc.

Recuerda que en el momento de la extinción de la relación laboral –ya sea por despido, baja voluntaria, finalización del contrato temporal, etc.– siempre deberás confeccionar el documento de liquidación y finiquito para tu empleado.

4. Contabilización de una nómina

Una vez obtenidos los importes de salario bruto, Seguridad Social a cargo del trabajador, Seguridad Social a cargo de la empresa y retención por el IRPF podrás realizar el asiento contable de una nómina simple –tal vez fuera este tu interés inicial–.

Tienes a tu disposición diferentes ejemplos de asientos contables de nóminas de trabajadores por cuenta ajena en la sección correspondiente dedicada a la contabilidad, entre los que te puede interesar:

5. Conclusiones

Durante este extenso artículo habrás podido apreciar que el cálculo de una nómina puede resultar confuso, requiriendo además de un profundo conocimiento de la normativa laboral y fiscal que varía con relativa frecuencia y depende de las características particulares del trabajador, convenio, actividad de la empresa, puesto de trabajo y categoría profesional.

Por último, informarte que puedes plantear tus dudas sobre nóminas o revisar las ya planteadas en el foro de Laboral y Seguridad Social .

Apps:

App cuadro de cuentas Plan General Contable App cálculo de préstamos, leasing, depósitos y planes de pensiones Disponible en App Store Disponible en Google Play

Sage. Software de gestión empresarial

Sage. Software de gestión empresarial

Asistente financiero fiscal
Chat con inteligencia artificial generativa basado y entrenado con los recursos de Area de Pymes.

Disponible con tu suscripción anual o superior. Suscribirme

Cerrar