Análisis del balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias

Características detalladas

Objetivos del análisis de balances en la empresa

• Internos, el análisis de las cuentas anuales de una empresa aporta información muy relevante para su gestión mostrando de forma cuantitativa sus fortalezas y debilidades lo que permite tomar las decisiones más adecuadas en cada momento en función de los objetivos perseguidos por la empresa.
• Externos, una empresa se relaciona constantemente con terceros, bancos, clientes, proveedores, etc. Así en la renovación de cualquier producto financiero, contratación con determinados clientes o la administración pública uno de los documentos que nos van a pedir es el Balance de Situación y la Cuenta de Resultados - Pérdidas y Ganancias - de la empresa para realizar un análisis de ratios y magnitudes, por lo que lo ideal es que antes de aportar dicha documentación tengamos claro que nuestro mensaje es coherente con la información aportada.

Procedimiento de análisis de las cuentas anuales de la empresa

La metodología aplicada al análisis de balances sigue los siguientes principios:

• Partir del Balance de Sumas y Saldos generando automáticamente el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias tanto conforme al Plan General Contable Normal como Pymes, pudiendo generar tanto el modelo normal como abreviado.
• Permitir la comparación de los resultados obtenidos entre distintos períodos y/o empresas.
• Incorporación de datos dual, tanto automática importando directamente el balance de sumas y saldos, como manual, introduciendo los importes correspondientes en las cuentas d el balance de sumas y saldos o definiendo el valor de las distintas partidas del Balance de Situación y la Cuenta de Resultados. Dado que el flujo de trabajo esta dividido en fases podemos realizar procesos automáticos como manuales, si queremos, por ejemplo, realizar comparaciones entre un balance de situación real y otro previsional.

Esta metodogía de trabajo busca conjugar agilidad de cálculo - automatizando los procesos más tediosos como la carga de los saldos contables - con la flexibilidad de modificar manualmente dichos datos, ajustar las matrices de los balances, etc.

Por qué partir del Balance de Sumas y Saldos
A diferencia de otras plantillas para el análisis de las cuentas anuales nuestra herramienta permite partir de un Balance de Sumas y Saldos, esto es, directamente de los saldos de las cuentas contables que utiliza la empresa.

Es mucho más sencillo ajustar el valor de una cuenta contable que ajustar el valor de una partida del balance. Cada partida del balance de situación o de la cuenta de pérdidas y ganancias es el resultado de la agregación de los saldos de varias cuentas contables.

Ajustar el saldo de una cuenta contable es algo intuitivo, por ejemplo, si pensamos adquirir una máquina tan sólo tendremos que incrementar el saldo del inmovilizado y el de la cuenta del proveedor, algo realmente sencillo en un balance de sumas y saldos.

Este planteamiento nos permite analizar el impacto que tendrá en nuestras cuentas anuales una determinada decisión antes de tomarla realmente. Por ejemplo:

- ¿Es posible que dar más facilidades de pago a nuestros clientes, alargando el plazo de financiación nos limite nuestra financiación bancaria?
- ¿Qué sucedería con la rentabilidad de la empresa si bajamos el volumen de existencias en el almacén.?
- ¿Cómo repercutirá en el margen de explotación la modernización de una linea de montaje que requiera de menos mano de obra.?

Por otra parte en los casos en los que queremos ver la evolución de las principales magnitudes de la empresa a lo largo de un ejercicio, por ejemplo trimestre a trimestre, podremos hacerlo partiendo de un balance de sumas y saldos inicial sobre el que vayamos realizado los ajustes pertinentes en cada trimestre.

Otra situación en la que partir del Balance de Sumas y Saldos es muy útil es cuando queremos trasladar el plan de viabilidad de un proyecto de inversión a documentación contable estándar, generando un juego de Balances de Situación y Cuentas de Pérdidas y Ganancias esperado.

- Informes generados:

Dado que la herramienta esta desarrollada en Excel podemos incorporar otros ratios o magnitudes que nos parezcan relevantes, si bien la plantilla genera automáticamente cuatro grupos de ratios y magnitudes que por sus características tienen una especial relevancia.

Dispones de información detallada sobre los principales ratios y magnitudes utilizados en un análisis de balances en la Guía de Ratios del Balance de Situación y la Cuenta de Resultados

1. Ratios de estructura financiera: Conocer la estructura financiera de la empresa nos permitirá abordar los procesos de negociación de la financiación bancaria o de negociación de las condiciones de cobro y pago con clientes y proveedores con información suficiente con respecto a su impacto en la empresa.
   • Liquidez, indica la parte del pasivo corriente que esta cubierta por el activo corriente.
   • Tesorería, indica que parte del exigible de la empresa, pasivo corriente, puede ser cubierto con el disponible de la empresa.
   • Solvencia, nos informa de como está financiado el activo, ya que nos proporciona el porcentaje del activo que esta financiado con pasivo, tanto corriente como no corriente.
   • Endeudamiento, nos aporta información sobre la parte del pasivo que se corresponde con financiación a corto y largo plazo.
   • Calidad de la deuda, nos informa sobre la proporción de la deuda a corto plazo sobre el total de la deuda.
2. Ratios de rentabilidad: Toda empresa tiene por objetivo ser rentable, si bien en demasiadas ocasiones esto no se cumple, bien porque la política de precios no es la adecuada, porque el activo esta sobredimensionado, los costes son muy elevados, etc.
   • Rendimiento neto sobre ventas, indica en que proporción las ventas de la empresa impulsan su beneficio después de impuestos, intereses y amortización.
   • Rendimiento sobre activo, nos proporciona una medida de la rentabilidad obtenida por el activo de la empresa.
   • Rentabilidad neta sobre activo, este indicador nos indica la rentabilidad final, después de impuestos, intereses y amortizaciones, del activo de la empresa.
   • Rendimiento neto sobre patrimonio, este indicador nos informa de la rentabilidad del patrimonio de la empresa, una vez deducido del margen operativo los impuestos, intereses y amortizaciones.
   • Margen operativo, nos informa sobre la rentabilidad de la actividad realizada pues nos indica que porcentaje de las ventas conforman el beneficio de la empresa antes de intereses, impuestos y amortizaciones.
     
3. Evolución de los períodos de maduración: En cualquier empresa la gestión del tiempo es fundamental pues una mala gestión de los mismos se traduce en mayores niveles de coste y pérdida de competitividad.
   • Período de almacenamiento, nos indica el promedio de días que permanecen las existencias en el almacén, pudiendo ser tanto de materias primas como de productos terminados.
   • Periodo de cobro, nos proporciona un promedio de los días que tardamos en cobrar de nuestros clientes.
   • Período de pago, nos proporciona el promedio de los días que tardamos en pagar a los proveedores y acreedores de la empresa.
   • Días de tesorería consumos, indica el número de días que el disponible de la empresa puede atender sus consumos.
   • Días de tesorería empresa, indica el número de días que el disponible de la empresa puede atender el funcionamiento de la misma.
4. Principales magnitudes:
   • Ventas, cuantía de las ventas
   • Margen de explotación, resultado obtenido después de detraer a las ventas los costes asociados a su producción.
   • Resultados antes de impuestos, es el resultado obtenido después de restar al margen operativo los intereses, amortizaciones y provisiones.
   • Beneficio neto, resultado obtenido después de liquidar los impuestos a los que esta sujeto el resultado de la empresa.
   • Deuda a largo plazo, cuantía de la deuda con vencimiento igual o superior a un ejercicio económico, normalmente un año.
   • Deuda a corto plazo, cuantía de las deudas de la empresa con vencimiento inferior a un ejercicio económico, normalmente un año.
   • Inmovilizado, parte del activo de la empresa utilizado en el proceso productivo y que no es consumido en un ejercicio económico.
   • Cash flow, esta compuesto por los beneficios netos de la empresa más las amortizaciones.
   • Fondo de maniobra, diferencia entre el activo corriente y pasivo corriente de la empresa.

- Presentación de los resultados del análisis de balances, cada informe esta compuesto de tres bloques de información:

1. Presentación numérica.
2. Presentación gráfica.
3. Definiciones de cada ratio o magnitud que facilitan su interpretación.

- Análisis de evolución o tendencia, cada informe puede incorporar los resultados obtenidos en hasta seis períodos distintos. Por ejemplo podemos ver la evolución de las magnitudes de la empresa por trimestres, cuatrimestres, semestres, etc.

- Edición de todos los resultados obtenidos, la aplicación genera y presenta todos los resultados en el fichero de usuario sin ningún tipo de protección o bloqueo por lo que puede editar dichos resultados en cualquier momento.

Utilización de la hoja de cálculo

- Integración de información contable real - obtenida desde contabilidad - con información contable previsional. La herramienta genera el balance de situación y la cuenta de resultados a partir del balance de sumas y saldos, por lo que podemos ajustar el saldo de las cuentas contables, bien porque queramos obtener un juego de cuentas anuales previsional, bien porque la contabilidad no se encuentre al día, etc.

Útil cuando hemos de preparar juegos de cuentas anuales de la empresa para terceros pero la contabilidad de la empresa no esta al día, o cuando queremos comparar la situación actual de la empresa con su situación en ejercicios anteriores.

- Personalización tanto del cuadro de cuentas contables utilizado como de las matrices de las cuentas anuales de la empresa permitiendo la creación del balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias. Esto permite ajustar la herramienta a planes de contabilidad y cuadros de cuentas contables sectoriales.

- Importación automatizada de los saldos contables de la empresa. La herramienta cuenta con un sistema de importación e incorporación automática de los saldos contables de la empresa que permite ahorrar gran cantidad de tiempo a la hora de actualizar los datos.

- Personalización del sistema de importación de saldos contables: El sistema de importación lo podemos ajustar en función de las características de los ficheros generados por el programa contable que utilicemos. La plantilla incorpora un sencillo asistente que permite fijar las características del fichero, tanto en cuanto al tipo de ficheros - Excel o de texto - como en cuanto a las características en las que aparecen organizados los saldos y cuentas contables exportados.
Por defecto tiene incorporada la configuración de los ficheros de exportación generados por Contaplus.

- Creación del balance de sumas y saldos inicial desde el nivel de cuenta, la plantilla puede trabajar con cuadros de cuentas integrados por hasta 4.000 cuentas con lo que puede trabajar con exportaciones completas, a nivel de cuenta de cliente, del cuadro de cuentas utilizado por la empresa.

Arquitectura enfocada al usuario

La arquitectura de la aplicación está basada en dos ficheros, un fichero de usuario, donde se encuentran los datos de trabajo, y un fichero de código, en el que se encuentran la rutinas de cálculo.

Une lo mejor de una hoja de cálculo Excel estándar con lo mejor de un programa cerrado.

• En el fichero de usuario podemos hacer cálculos personalizados, incorporar fórmulas, añadir otras hojas de trabajo, gráficos, comprobaciones, etc. sin miedo a perder dichas personalizaciones por una actualización o mejora de la herramienta.
• Disponer de un fichero de código independiente aporta la seguridad y funcionalidad de una aplicación cerrada que incorpora formularios, validaciones, menús personalizados, etc. permitiendo ademas actualizaciones y mejoras en la herramienta que no invalidan las personalizaciones que se hayan podido realizar en el fichero de usuario.