Nuevas tecnologías aplicadas a la asesoría de empresas ¿amena u oportunidad?

Desde que las tecnologías de la comunicación e información irrumpieron en nuestras vidas, la velocidad del cambio no ha hecho más que incrementarse. De hecho la aparición del Smartphone y su implantación en nuestro día a día simplemente ha incrementado la velocidad con la que se producen los cambios.

En la actualidad, septiembre del 2019, la práctica totalidad de la población dispone de un Smartphone que utilizamos en la práctica totalidad de los ámbitos de nuestra vida:

• Presentamos la declaración de la renta
• Controlan nuestras horas de sueño y vigilia
• Nos guía en nuestros viajes y escapadas
• Nos recomiendan dónde comer o dormir…

El sector de la asesoría de empresas se encuentra en un punto de inflexión, pues no está demasiado claro si dichas tecnologías suponen una oportunidad o una amenaza.

Pues bien, en mi opinión, claramente se trata de una oportunidad, si bien los ajustes y adaptaciones a los que se enfrenta todo el sector son, cuando menos, muy relevantes.

Obviamente hay una gran cantidad de adaptaciones que se deberán abordar en el ámbito de la organización, método de trabajo, plataformas de comunicación, etc. pero quizás la adaptación más importante es la transformación del asesor de empresas en sí mismo, pasando de ser un profesional reactivo a un profesional proactivo.

Asesoría reactiva

Bajo el modelo tradicional de asesoría el valor añadido se mide más por su capacidad de absorción de las labores administrativas y de cumplimiento normativo de la empresa o el autónomo que por su capacidad de asesoramiento.

Por otra parte muchos de sus clientes perciben el despacho del asesor como una extensión de sus oficinas y/o servicios administrativos. Estos clientes entienden que sus servicios son más un peaje que han de pagar, siendo la administración fiscal, mercantil, laboral, etc. quienes les fuerzan a su contratación, sin percibir ni obtener los beneficios que la colaboración con un asesor de empresas puede proporcionarles.

Asesoría proactiva

Obviamente dicha participación requiere de tiempo y es precisamente en este punto donde las nuevas tecnologías están impactando más contundentemente, pues la automatización de los procesos administrativos genera sustanciales ahorros de tiempo, que se traducen en ahorros tanto para el profesional como para su cliente.

Lo cierto que es que las nuevas tecnologías de comunicación implantadas por hacienda y la seguridad social, así como los nuevos programas de contabilidad y facturación ubicados en la nube y adoptados por las empresas y/o autónomos agilizan enormemente el trabajo del asesor. Esta conjunción te tecnologías hace que el asesor de empresas pueda acceder a toda la información generada por su cliente en tiempo real por lo que no tiene que esperar a que este le comunique las facturas que ha emitido o recibido sino que el flujo de información entre la empresa y el asesor es cuasi inmediato.

Ejemplo procesamiento de una venta

Hoy en día la confección de una factura de venta, que puede realizar un autónomo desde su teléfono móvil, genera automáticamente su registro en el libro de IVA pertinente, la conciliación de su cobro en la cuenta bancaria y, si fuera preceptivo, el correspondiente asiento contable conforme al Plan General de Contabilidad vigente en cada momento.

Por otra parte la factura emitida se la podremos remitir a nuestro cliente por el método que consideremos más adecuado en el mismo instante de su realización.

Ejemplo procesamiento de una compra

En relación a las compras y gastos sucede lo mismo, de hecho algunos programas de contabilidad son capaces de extraer la información relevante de una factura a partir de una  fotografía o impresión pdf de la misma, por lo que su proceso de registro se convierte en algo automático.

De hecho, algunos programas de contabilidad y facturación cloud disponen de su propio buzón de correo electrónico para que los acreedores y proveedores puedan remitir a dicha dirección de e-mail las facturas que emitan, agilizando así su gestión y procesamiento.

Si la documentación que recibimos y emitimos es de carácter electrónico dichos procesos de registro se agilizan mucho más por lo que el asesor, ahora sí, dispone de la información y del tiempo para asesorar a su cliente.

Asesoramiento digital y on-line

Este nuevo escenario esta convulsionando al sector de la asesoría de empresas pues muchas de ellas se encuentran en una difícil coyuntura pues por un lado el know how que han de aportar a sus clientes cada vez es mayor.

Sin embargo la tendencia del mercado exige tarifas low-cost, lo que lógicamente entra en contradicción con la propia esencia de la profesión.

Por otra parte la propia tipología del sector, tremendamente atomizado - un 83 % de las asesorías con una plantilla inferior los 2 empleados - , hace que el proceso de adaptación y aprovechamiento de las nuevas tecnologías sea complejo para la mayoría de ellos.

Visto así podríamos pensar que el asesor se encuentra acorralado, el cliente le lleva en una dirección mientras que la profesión le exige la contraria. Sin embargo, es éste nuevo escenario el que transforma dicha encrucijada en oportunidad.

Tres segmentos para transformar una encrucijada en oportunidad

1º Segmentación de los servicios de asesoramiento

Servicios diferenciados en función del canal por el que se presten. Así una asesoría puede trabajar con su cartera habitual de clientes con una tarifa estándar de servicios en proximidad y presenciales mientras que simultáneamente puede prestar un servicio de asesoramiento on-line con una tarifa low-cost.

Esta segmentación le permite acceder a un mayor volumen de clientes, pero si lo hace bajo su marca habitual seguramente se encontrará con fricciones con sus clientes actuales. Para superar este handicap lo ideal es realizar dicha actividad bajo el paraguas de otra marca.

2º Delegación de actividades y labores

Como ya hemos comentado el tamaño medio de la asesoría de empresas en nuestro país es muy pequeño por lo que difícilmente tendrá una capacidad de generar economías de escala ni abordar procesos de especialización. Sin embargo la participación en una red de asesorías hace que cada asesor pueda centrarse en su cliente, tanto presencial como digital, mientras que el conjunto puede beneficiarse de la especialización y labor de otros integrantes de la red.

Una asesoría puede apoyarse en los servicios de otra asesoría u otros profesionales para generar un mayor valor añadido para sus clientes a la vez que participar en acciones y campañas de comunicación globales que le permitirán afianzar e incrementar su cartera de clientes.

3º Integración de un socio tecnológico

Los requerimientos y procedimientos de las distintas administraciones, fiscales, laborales, mercantiles, etc. no dejan de evolucionar por lo que el asesor constantemente ha de adaptar los programas contables y de facturación a las nuevas regulaciones

En este caso podemos coordinar nuestros esfuerzos con un proveedor tecnológico que nos garantice una constante actualización y vigencia de las herramientas utilizadas en cada momento.