Obtención e instalación del certificado digital para operar con la AEAT

Debido a las notificaciones electrónicas obligatorias por parte de la AEAT - Agencia Estatal de Administración Tributaria - y otras gestiones que se realizan exclusivamente online - las personas jurídicas empresas estan obligadas a la presentación telématica de la gran mayoría de las autoliquidaciones y recapitalaciones anuales - existe una necesidad creciente por parte de las empresas de modernizarse informáticamente y conocer las distintas herramientas informáticas que necesitará para poder cumplir con sus obligaciones fiscales como empresa. Por ello, en este artículo explicaremos el procedimiento para la obtención e instalación del certificado digital de uso obligado para las empresas y profesionales en sus relaciones con la agencia tributaria.
Notificaciones electrónicas obligatorias
1.- ¿Qué es un certificado de empresa?
2.- ¿Qué es una firma electrónica?
3.- Obtención del certificado digital de empresa
  3.1.- Notificaciones electrónicas obligatorias
  3.2.- Elegir entidad de certificación digital
  3.3.- Obtención del certificado digital
4.- ¿Qué servicios adicionales puedo utilizar con el certificado?

1.- ¿Qué es un certificado de empresa?

Un certificado digital es un documento digital emitido por un tercero confiable, en general una autoridad de certificación, que garantiza la vinculación entre la identidad de una persona o empresa y su clave pública. Cabe mencionar que existen diferentes tipos de certificados digitales en función de la entidad certificadora que los emita.

A través de un certificado digital se autentifica la identidad de un usuario (persona o empresa) y se garantiza que nadie tenga acceso a la información que se transmite en la operación electrónica.

En cuanto a su soporte, existen dos tipos de certificados:

  • Certificado digital en soporte software, es decir electrónico. Nos centraremos en este certificado.
  • Certificado digital en tarjeta criptográfica, es decir en formato físico, como una tarjeta física, por ejemplo, el actual DNI español está provisto de un chip y se puede utilizar para realizar trámites online.

2.- ¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica es el conjunto de datos relativos a una persona consignados en forma electrónica, y son utilizados como medio de identificación del firmante, teniendo el mismo valor que la firma manuscrita. Permite que tanto el receptor como el emisor de un contenido puedan identificarse mutuamente con la certeza de que son ellos los que están interactuando, evitando que terceras personas intercepten esos contenidos y que los mismos puedan ser alterados.

La firma electrónica es el mecanismo para conseguir la misma validez jurídica que el papel, esto es, asegura la confianza en los documentos electrónicos, evitando que sean adulterados o desmentidos por alguna de las dos partes.

3.- Obtención del certificado digital de empresa

3.1.- Notificaciones electrónicas obligatorias

Si la forma jurídica de tu empresa es una Sociedad Limitada o una Sociedad Anónima, estás obligado a recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas que en el ejercicio de sus competencias les dirija la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Esta obligatoriedad se encuentra reflejada en el Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre, por el que se regulan supuestos de notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Además, tanto las empresas como las Administraciones Públicas están dando acceso electrónico a un mayor número de procesos, trámites e información, lo que conlleva un gran ahorro de tiempo, espacio, papel, etc. además de reducir errores al eliminar procedimientos manuales, simplificación y automatización de la gestión documental, así como el aumento de la productividad y competitividad de la empresa. Todas estas ventajas han impulsado el uso de certificados digitales para realizar trámites online con las administraciones públicas, bancos e incluso, otras empresas.

3.2.- Elegir entidad de certificación digital

CERES, liderada por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre

Para poder realizar trámites online requiere de la utilización de un certificado digital, que puede adquirir en alguna de las entidades de certificación aceptadas. Sin embargo, por experiencia se recomienda utilizar el sistema CERES facilitado por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) porque es el más extendido y el que menos fallos presenta. El único inconveniente que encontramos es que, de momento, sólo admite Internet Explorer y Mozilla Firefox para la utilización del certificado digital.

3.3.- Obtención del certificado digital

Esquema de los pasos a seguir para la instalación del certificado digital de empresa

Para obtener el certificado sólo debes seguir estos sencillos pasos que te indicamos:

  1. Desde el ordenador que más utilices y al que tengas acceso – esto es muy importante, porque deberás utilizar el mismo ordenador para todo el proceso de validación de tu certificado -  debes cumplimentar la solicitud de certificado por la página web de CERES, siguiendo los sencillos pasos que proponen. Tras cumplimentar el formulario obtendrás un código. Guarda ese código.

  2. Para validar ese código debes personarte en una de las oficinas de Hacienda o del Registro Mercantil e identificarte mediante tu NIF y la escritura de apoderamiento de tu empresa, además del citado código. Pedir el certificado digital y pagar la tasa que se encuentre vigente en ese momento.

  3. Pasados unos días volver a la oficina anterior para recoger el certificado, tras pagar otra tasa de menor importe que la anterior. Si se desea copia es necesario pedirla porque se quedarán con el original.

  4. Volver a la web de CERES y, usando el código de certificado que te han entregado anteriormente, instalar la firma electrónica en tu ordenador con nivel de seguridad alto, es decir, que cada vez que se firme electrónicamente un documento te solicite una contraseña, de esta forma evitarás problemas de seguridad e intrusión futuros.

  5. A partir de ahora podrás firmar tus documentos electrónicamente (previo requisito de la contraseña que estableciste en su momento) y realizar gestiones online con las administraciones públicas, bancos y Tesorería de la Seguridad Social. Además, si lo deseas puedes copiar esa firma electrónica en otro ordenador, exportándola de forma segura y sin errores.
Por último cabe mencionar que un certificado para el ámbito tributario emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) tiene un período de validez de 2 años y de 3 años para una persona física. Expirado el período de validez, caduca y deja de estar operativo.

La renovación debe realizarse con antelación a la fecha de caducidad del mismo, no siendo necesario de nuevo acudir a la oficina de registro. Puede renovarse desde 60 días antes de su fecha de caducidad.

4. ¿Qué servicios adicionales puedo utilizar con el certificado?

Sede electrónica de la Agencia Tributaria

Desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria tienes acceso a un gran abanico de servicios adicionales. Para acceder a estos servicios se requiere un certificado electrónico que identifica al usuario y proporciona total seguridad en las transacciones con la Agencia Tributaria.

Los servicios ofrecidos a los que se puede acceder con certificado electrónico son, entre otros:

  • Consulta del domicilio fiscal (y su modificación), de las notificaciones (recibidas o pendientes), así como de datos fiscales y obligaciones fiscales atribuidas por terceros a un contribuyente.
  • Presentación de declaraciones tributarias, censales de empresarios y profesionales, informativas (y modificación de errores on-line), DUA, Intrastat, de denuncias tributarias...
  • Pago de Impuestos.
  • Solicitud de aplazamiento.
  • Solicitud de devolución de ingresos indebidos y de rectificación de autoliquidaciones.
  • Interposición de recursos de reposición.
  • Registro Telemático con posibilidad de aportar documentos digitalizados.
  • Consulta de declaraciones presentadas, del estado de tramitación de una solicitud de devolución y del texto de las notificaciones recibidas.
  • Consulta de deudas pendientes de pago.
  • Solicitud y descarga de certificados tributarios.
  • Consulta del Censo del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).
  • Comprobación de la condición de operador intracomunitario registrado en otro Estado de la Unión Europea.
  • Obtención de etiquetas on line.
  • Apoderar a un tercero para que actúe ante la AEAT.
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