No hay departamento de administración que no haya de tener en cuenta un gran número de fechas. De una parte hemos de estar pendientes de los compromisos propios de la empresa, vencimientos bancarios, fechas de facturación, renovaciones de pólizas de crédito o de anticipo - gestión de recibos, renovaciones de contratos laborales, etc. Por si esto fuera poco además hemos de cumplir con las obligaciones fiscales y registrales en definitiva un sinfín de fechas que nos fuerza a llevar una agenda con la que organizarlo todo y no olvidar ningún compromiso u obligación relevante, por tanto hemos de elegir que agenda utilizar.

En el momento actual existen gran cantidad de opciones al alcance de nuestra mano, aunque según la encuesta que realizamos en www.abanfin.com hoy por hoy la estrella sigue siendo el papel, con un 33% de cuota de usuarios de agendas si bien el no llevar agenda también es habitual en otro 33 % de los encuestados.  Por otra parte las opciones basadas en tecnología son minoritarias pues bien se trate de aplicaciones de sobremesa, móviles o ubicadas en Internet tan sólo alcanzan al 36 % de los encuestados, si bien esta es la opción, al menos en mi opinión, que mejores resultados ofrece, siendo las agendas ubicadas en Internet una de las mejores opciones.

Analicemos entonces las ventajas más habituales que nos ofrecen las agendas ubicadas en Internet.
1º- Su propia ubicación, el hecho de estar ubicadas en Internet tiene una gran ventaja, pues pueden ser consultadas desde cualquier lugar en el que dispongamos de acceso a la red, bien sea en el trabajo, en el domicilio particular, utilizando un ordenador o utilizando un smart phone, teléfono con funciones avanzadas.
2º- La posibilidad de compartir los eventos con quienes queramos. La gran mayoría de las agendas ubicadas en la red ofrecen la posibilidad de compartir un determinado calendario o agenda con quien queramos permitiéndonos generar contactos a los que invitar a una determinada agenda con el nivel de acceso que queramos. Por ejemplo en el caso de la administración de una empresa el responsable puede ubicar todas las agendas del departamento de administración en una misma herramienta instaurando distintas invitaciones y permisos para cada integrante del departamento. Así puede cada persona puede tener una agenda de trabajo compartida con sus compañeros de tal modo que cualquier persona del departamento cuando se conecta a la herramienta puede visualizar e incluso crear y modificar las entradas de la agenda de trabajo de un compañero. Así el gerente podría compartir su agenda de trabajo con sus colaboradores en modo libre-ocupado para que estos puedan saber cuando estará accesible para reunirse con el mientras que ellos podrían tenerla compartida con el responsable de administración en modo de edición y entre ellos en modo lectura para que todos puedan conocer los compromisos, períodos de vacaciones, reuniones, etc. de sus compañeros.
Gráficamente la representaríamos así:

3º- La consolidación de eventos. Generalmente las agendas ubicadas en Internet tienen la posibilidad de gestionar múltiples calendarios desde una misma cuenta pudiendo mostrar simultáneamente todos ellos o una selección de ellos. Esta funcionalidad permite olvidarnos llevar varias agendas, una de trabajo, otra familiar - donde ubicamos los cumpleaños de tíos, sobrinos, abuelos - otra de ocio, etc. Además una vez generados los distintos calendarios podemos compartirlos individualmente con quien queramos, estableciendo para cada invitado un nivel de acceso personalizado. Por ejemplo el calendario de trabajo los podemos compartir en modo escritura con nuestros compañeros de departamento y en modo lectura con el resto de compañeros.

Estas y algunas otras funcionalidades constituyen el núcleo de las ventajas de una herramienta de gestión de calendarios ubicada en Internet, obviamente la despreocupación por las licencias, su gratuidad (las más importantes y completas son gratuitas), su seguridad (existe un equipo profesional de desarrollo y administración de los sistemas informáticos) son otras de las ventajas de esta opción sobre el resto.

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En el ámbito de la pequeña y mediana empresa y los profesionales prácticamente todos nos vemos obligados a llevar una agenda para así recordar todas las reuniones, obligaciones legales y fiscales, trabajos a realizar, compromisos, etc. que debemos atender en los próximos días y semanas.

Muchos hemos optado por utilizar agendas informáticas, de tal modo que en cuanto encendemos el ordenador por la mañana tenemos a la vista los eventos de la semana, podemos programar recordatorios, etc. Sin embargo esta solución también tiene inconvenientes, pues no podemos acceder a la agenda cuando no estamos en la oficina, en ocasiones resulta complicado compartir la agenda con otros compañeros o personas, disponer de varias agendas independientes en el mismo sistema, todo ellas funcionalidades muy útiles en el día a día.
Ante esta situación el año pasado comenzamos a desarrollar una herramienta que diera respuesta a la gran mayoría de las necesidades que tenemos en el ámbito de la gestión del tiempo, herramienta que ahora os presentamos y que esperamos os sea de utilidad.
Después de muchas pruebas y trabajo tenemos la satisfacción de presentaros PlusCalendar.com un nuevo servicio que esperamos que os haga la vida más fácil.

Principales características de PlusCalendar.com
1º- Esta radicado en Internet, con lo que nuestros eventos y calendarios son accesibles desde cualquier lugar con acceso a la red.
2º- Es gratuito.
3º- Una cuenta de usuario y múltiples calendarios, con una única cuenta puedes crear todos los calendarios que precises, siendo totalmente independientes unos de otros. Puedes crearte un calendario de trabajo, otro eventos familiares, otro de actividades de ocio, etc.
De este modo de un vistazo, por ejemplo en la vista quincena, tienes una imagen global de todos tus eventos en el ámbito laboral, familiar y de ocio. Para no perderse y saber a que calendario pertenece cada evento estos se representan con el mismo color que el calendario al que pertenecen. Además podemos ocultar o mostrar los calendarios a voluntad, por ejemplo cuando estamos en la oficina podemos ocultar el calendario de familia y el de ocio para así tan sólo ver el de trabajo.
4º- Cada calendario lo puedes compartir con la persona o personas que consideres más adecuadas. Por ejemplo el de trabajo con tus compañeros de trabajo, el de ocio con tus amigos, etc.
5º- Gestión independiente de cada invitación, cuando das acceso a un calendario a una persona decides el nivel de acceso que le quieres otorgar:

- Libre/Ocupado: el invitado tan sólo visualiza el momento en el que tienes un evento pero no le muestra los detalles.
- Lectura: el invitado puede ver los detalles de los eventos de dicho calendario pero no los puede editar, ni crear nuevos eventos en dicho calendario.
- Escritura: el invitado puede editar los eventos del calendario así como crear nuevos eventos en dicho calendario.

6º- Multiples recordatorios por evento, cuando creas un evento puedes programarte recordatorios a tu buzón de correo electrónico con la antelación que precises.
7º- Siempre informado, puedes configurar cada uno de los calendarios para que te informe, vía correo electrónico, de lo que hacen tus invitados en los calendarios que compartes con ellos. Por ejemplo si compartes con tus compañeros de trabajo el calendario de trabajo de la oficina quizás te interese que cuando un invitado cree un nuevo evento el sistema te informe de ello.

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La conciliación bancaria es una de las labores contables más farragosas y tediosas con las que los contables se pueden encontrar en una empresa. El proceso consiste en verificar que el saldo de las cuentas bancarias de la empresa se corresponde con su saldo contable a la vez que los movimientos que refleja el extracto bancario se corresponde con los asientos contables reflejados en el mayor contable de la cuenta.
Sin embargo la gran mayoría de programas contables carecen de sistemas de conciliación medianamente eficaces, de hecho alguno de los más extendidos en el mercado tan sólo recibe los movimientos de la cuenta corriente para que luego manualmente marquemos aquellos que se corresponden con movimientos contables, ofreciéndonos diversos sistemas de búsqueda.

Ante la evolución de la publicidad en Internet hemos decidido realizar una gestión directa de la publicidad emitida en el entorno Área de Pymes persiguiendo que la publicidad emitida sea de utilidad a sus usuarios para lo que nos hemos planteado los siguientes objetivos:

1º- Eliminación progresiva de la publicidad intrusiva, ventanas emergentes y similares.
2º- Ajuste de los formatos publicitarios a las páginas web, la publicidad no debe interferir en el principal objetivo de un sitio web que es ser útil a sus usuarios. De tal modo que un usuario identifique claramente que es publicidad y que no.
3º- Adecuación de los mensajes publicitarios a sus los usuarios del portal . Nuestras páginas web están dirigidas al mundo de la pequeña y mediana empresa con un especial hincapié en los contenidos y herramientas de gestión de empresa. Por esta razón estamos trabajando en conseguir aquellas campañas publicitarias que promocionen productos o servicios cuyos consumidores finales sean las pequeñas y medianas empresas o las personas de su entorno.

Indicarte que si estas interesado en promocionar tus productos o servicios en los sitios web que componen el entorno Área de Pymes (www.abanfin.com - www.plangeneralcontable.com - www.areadepymes.com - www.simuladoresfinancieros.com) puedes hacerlo utilizando la siguiente dirección de correo electrónico publicidad arroba newpyme.com

Por último te recomendamos que revises las campañas de publicidad que estén activas en cada momento pues suelen presentar ofertas muy interesantes. Una de las principales ventajas de Internet es poner en contacto directo al usuario del producto o servicio con su proveedor lo que suele traducirse en la obtención de mejores condiciones que las ofertadas a través de los canales de distribución habituales.
Por ejemplo comprando a través de Internet podemos obtener regalos adicionales a la compra, comprando un servidor nos regalan el rack (armario especialmente diseñado para el alojamiento de equipos informáticos), transporte gratuito, bonificaciones en los precios, acceso a guías y cursos realizados por los fabricantes de forma gratuita, ofertas de última hora, etc.

Una vez superadas las obligaciones con hacienda tan sólo queda cerrar definitivamente las contabilidad de la empresa con los ajustes finales que nos permitirán determinar el nivel de beneficios o pérdidas reales alcanzados durante el ejercicio.
- Dotación de la amortización del inmovilizado,
contabilizamos las amortizaciones del inmovilizado preexistente y decidimos como amortizar el incorporado a la empresa durante el ejercicio.
- Regularización de operaciones financieras, regularizamos los préstamos y leasing vivos en la empresa, ajustando el importe de la deuda mantenida entre el corto y largo plazo, a la vez que valorando la deuda pendiente en función del tanto efectivo devengado por la operación, el denominado valor a coste amortizado.
- Dotación de provisiones por deudas comerciales, es el momento de revisar la cartera de clientes y verificar la evolución de sus saldos y ver si es o no pertinente la dotación de la provisión por impagos.
- Cuantificación de la variación de existencias, en el caso de las empresas cuyas operaciones requieren del mantenimiento de un producto o materia prima es el momento de revisar la evolución del almacén y determinar la variación de existencias detectada.
Además de esto deberemos realizar otra serie de ajustes menores revisando las cuentas de IVA, socios, retenciones a cuenta, remuneraciones pendientes de pago, gastos no deducibles a efectos del Impuesto de Sociedades ...
En definitiva depurar toda la contabilidad de la empresa para que a través de ella podamos obtener una imagen clara de los sucedido en ella durante el ejercicio 2009, imagen que será muy tenida en cuenta por todos los agentes económicos con los que se relaciona nuestra empresa, especialmente bancos y proveedores.

Para superar ayudarte con este trabajo a continuación te proponemos una serie de recursos de muy diverso tipo, artículos, guías, simuladores y herramientas que esperamos te puedan ser de ayuda:

Amortización de inmovilizado:
- Guía de procedimientos de amortización de inmovilizado
- Leasing 0 Amortización mediente coeficiente constante sobre base decreciente 1
- Simulador de amortizaciones fiscales, con cálculo de dotaciones mensuales, trimestrales, semestrales, anuales, y procedimiento lineal, suma de dígitos y coeficiente constante ( puedes imprimirte los resultados en pdf, para así generarte una ficha por activo.
- gActivosFijos, Gestor de dotaciones contables a la amortización de inmovilizado

Operaciones financieras leasing, préstamos y subvenciones:
- El coste amortizado en la práctica
- Leasing & Coste amortizado o como transformar un leasing en un préstamo
- La contabilización de las subvenciones de capital en el nuevo PGC

- La nueva contabilización del leasing financero
- Simulador de operaciones de Leasing
- Simulador de préstamos avanzados
- PrestamoLeasingCA, gestor de operaciones de préstamo y leasing con valoración mediante su coste amortizado

Cuentas anuales, balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias
- Guía de ratios económico financieros
- aBalances V4.0, herramienta de análisis y creación de balances